O schemă a cheltuielilor de planificare a evenimentelor

Este greu să planifici un buget de eveniment dacă nu ai o idee bună despre ce cheltuieli vei suporta. Se pare destul de evident, dar costurile asociate cu planificarea evenimentelor pot proveni dintr-un număr de locuri diferite. Doar când credeți că ați identificat toate categoriile dvs. de cheltuieli, va apărea un altul pentru a vă trimite înapoi la planșa de desen. Pentru a împiedica acest lucru să vi se întâmple, am inventat această schemă a cheltuielilor de planificare a evenimentului pentru a vă păstra în minte în timp ce vă creați bugetul.

Cheltuieli pe site

Sunt incluse aici costurile și taxele percepute în mod obișnuit de către locul evenimentului. Este adesea cea mai scumpă categorie, dar este, de asemenea, cea mai ușoară estimare, deoarece veți obține o estimare a costurilor oficiale pentru a vă revizui în avans. Având în vedere acest lucru, nu uitați să luați în calcul costurile variabile care se modifică cu numerele dvs. de participare. Catering este un bun exemplu de acest lucru ca costurile de alimente va crește cu fiecare plus la lista dvs.

Costurile locului

• Închirierea camerelor
• Depozit de securitate
• Acoperire de asigurare
• Parcare

Alimente și Catering

• Masa
• băuturi
• Barman / Taxe de muncă pentru server
• Taxe și servicii / taxe gratuite

Audio / video

• Microfoane
• Ecrane și proiectoare
• Acces la internet
• Alte echipamente specializate

Furnizori terți

Această categorie reprezintă toate articolele și serviciile furnizate de furnizori în afara locației gazdă. Fiecare dintre dvs. vă va factura în mod independent, deci este important să păstrați tabloul apropiat de toată lumea cu care lucrați. Folosind o foaie de calcul vă veți ajuta să vă organizați contactele furnizorilor împreună cu costurile asociate serviciilor lor.

Închirieri de evenimente

• Lenjerie de pat, pavilion de masă și scaun acoperă
• Corturi, scena și atracții de distracție
• Elementele fizice care nu sunt furnizate de locul de desfășurare
• Muncă și livrare pentru instalare / Teardown

Furnizorii de decor

• Accent Lighting
• Flori și centrale
• baloane

Divertisment

• Muzicieni sau DJ
• Taxele vorbitorilor
• Riderii (hrana, cazare, transport)

Cheltuieli de producție

Producția include tot personalul și resursele necesare pentru planificarea și executarea evenimentului. Aceste cheltuieli încep din momentul în care evenimentul este visat și continuat prin documentele post-eveniment. Pe scurt, această categorie reprezintă costul organizării evenimentului, atragerea participanților și gestionarea elementelor administrative.

Marketing și înregistrare

• Lucrări de imprimare și proiectare
• Publicitate
• Invitații
• Managementul înregistrărilor

Planificare și organizare

• Event Planner Evenimente
• Angajați cu fracțiune de normă și temporari
• Papetărie
• Costurile de comunicare
• Cheltuieli de calatorie

Cheltuieli administrative

• Angajați salariate
• Costuri contabile
• Taxele legale
• Taxe consultant

Costuri suplimentare și fonduri de urgență

Nu există un număr magic pentru ceea ce ar trebui să alocați pentru cheltuieli neplanificate, dar trebuie să vă așteptați la neașteptate. Unii planificatori de evenimente sugerează că bugetul este de cinci până la zece la sută peste cheltuielile anticipate, în timp ce alții aleg un număr rotund de lucru. Evenimentele mai mari ar trebui, desigur, să aloce mai mult, deoarece o supraveghere facturată pe persoană ar putea să se încadreze în mii de dolari.

Scopul acestui contur este de a vă face conștienți de diferitele tipuri de cheltuieli de planificare a evenimentelor care pot apărea. Fiecare eveniment este unic, astfel încât dvs. poate include mai mult sau mai puțin dintre elementele listate aici. Cel mai important este să știi de unde vor veni costurile tale. Supravegherea cheltuielilor asociate cu un anumit furnizor sau categorie poate provoca un dezastru asupra bugetului dvs., dar scenariul cel mai rău caz uită complet de o cheltuială până la sosirea facturii.