Documentele sursă pentru tranzacțiile contabile

De fiecare dată când o companie efectuează o tranzacție financiară, generează un anumit tip de hârtie. Contabilii numesc această hartă de hârtie un document sau documente sursă. Dacă o întreprindere mică scrie un cec din contul său de verificare pentru rechizite de birou, de exemplu, cecul și chitanța pentru bunuri de birou devin documentele sursă.

Importanța documentelor sursă

Documentul sursă este esențial pentru procesul contabil și contabil, deoarece oferă dovezi că sa produs o tranzacție financiară. În timpul unui audit contabil sau fiscal, documentele sursă susțin jurnalele contabile și registrul general ca pe o cale de tranzacție indiscutabilă.

Ați păstra documentele sursă pentru afacerea dvs., la fel cum păstrați încasările pentru articolele deductibile fiscale pentru taxele personale. Dacă taxele personale sunt auditate, documentele sursă oferă dovada că ați făcut achizițiile respective. Același lucru este valabil și pentru afacerea dvs., dar în afaceri, păstrați documente originale pentru fiecare tranzacție financiară, nu doar pentru donații caritabile.

Date importante și date importante

Un document sursă descrie toate faptele de bază ale tranzacției, cum ar fi suma tranzacției, cui a fost efectuată tranzacția, scopul tranzacției și data tranzacției.

Documentele sursă obișnuite includ:

• Anchete anulate
• facturile
• Încasări de casă
• Încasări generate de calculator
• Notă de credit pentru restituirea unui client
• Cărți de timp pentru angajați
• Depozite de depozit
• Ordine de achiziție

Stocarea documentelor

Informațiile documentului sursă trebuie înregistrate în jurnalul contabil corespunzător cât mai curând posibil după tranzacție. După înregistrare, toate documentele sursă ar trebui să fie depuse într-un fel de sistem unde pot fi recuperate dacă și când este necesar. În anumite cazuri, ar putea fi chiar important să furnizați lanțul de custodie pentru a putea stabili că documentul sursă în cauză a rămas sub controlul dumneavoastră.

Originale vs. fotocopii

În cele mai multe cazuri, fotocopiile documentelor sursă sunt acceptabile din punct de vedere legal. Serviciul de venituri interne, de exemplu, a acceptat fotocopii de chitanțe din 1997, atâta timp cât ele sunt lizibile, conțin toate informațiile prezente în original și, în limitele procesului de scanare, prezintă aceste informații într-un format identic cu cel al original.

O chitanță de materiale care specifică obiectele achiziționate și prețul plătit, dar care a fost scanat fără numele furnizorului, nu s-ar califica. Un document care a prezentat toate informațiile din chitanța inițială, dar care a fost reintrodus în format Word sau Excel nu ar fi de asemenea calificat.

Standardul IRS al reproducerii complete, lizibile și exacte a documentelor originale este de asemenea utilizat de multe companii și agenții guvernamentale. Cu toate acestea, alte instituții adaugă la aceste cerințe generale.

De exemplu, Universitatea din Washington acceptă, ca înlocuitori pentru documentul original, fotocopii scanate la o densitate minimă de 300 de puncte per inch (dpi) și prezentate în format PDF sau TIFF; nu accepta fotocopii JPEG.

Dacă intenționați să scanați documente contabile sau juridice pentru a facilita stocarea, consultați instituția relevantă pentru a vă asigura că vor accepta documentele în formatul pe care intenționați să îl utilizați.