Cum să configurați salutări vocale profesionale

O salutură corectă vă poate face o impresie pozitivă asupra apelanților dvs. sau le poate înstrăina înainte de a vorbi chiar cu ei. Puneți-vă în locul apelantului și întrebați-vă: "Cum aș vrea să fiu tratat dacă nu aș putea să vorbesc imediat cu persoana pe care am sunat-o? Ce aș vrea să știu din salutul de mesagerie vocală?

Mesagerie vocală Opțiuni

În funcție de sistemul de telefonie pe care îl aveți la compania dvs., pot exista diferite opțiuni pentru felul de felicitări de mesagerie vocală pe care vi se permite să le compuneți. Acestea includ următoarele exemple.

0:49

3 Exemple de salutări de voce bună

• Exemple generale de felicitare a mesageriei vocale
  • Mesajul general de poștă vocală este folosit ca mesaj de salut vocal implicit dacă nu este setat alt tip de salut.
• Exemple de felicitare pentru mesageria vocală internă
  • Acest lucru este folosit pentru a saluta persoanele care vă apelează din cadrul companiei dvs. (adică dintr-o altă extensie).
• Exemplu de felicitare externă pentru mesageria vocală
  • Acest salut va fi jucat pentru persoanele care fac apel din afara companiei. Aparatul automat al sistemului dvs. de telefonie poate juca un salut general al companiei pe care îl vor auzi toți apelanții externi. Dacă numele companiei dvs. este menționat în salutul respectiv, nu este necesar să-l mai spui în salut.
• Exemple de felicitări temporare sau "în afara biroului"
  • Mesajul de salut vocal temporar sau în afara biroului este setat când veți ieși din birou pentru o perioadă predeterminată de timp. Cele mai multe sisteme de mesagerie vocală vă vor permite să setați o dată și o oră de expirare, deci nu trebuie să vă amintiți să o opriți atunci când vă întoarceți.
• Exemple de felicitări "În telefon" sau "Ocupat"
  • Acest salut este folosit pentru a informa agenții care vă apelează că sunteți în birou, dar nu puteți să-i luați chemarea chiar acum, deoarece sunteți la telefon cu un alt apelant.

Ce să includă într-un mesaj corect de salut

• Salut
• Numele dumneavoastră
• Numele companiei și numele departamentului sau ambele
• Declarație că nu puteți să-i luați chemarea chiar acum
• Invitație de a lăsa un mesaj
• Când pot aștepta un apel de întoarcere
• Pe cine pot contacta pentru asistență imediată (dacă este cazul)
• Nu mai mult de 20 - 25 de secunde (regulă de degetul mare)
• Evitați să oferiți prea multe informații și să faceți o salutură prea lungă.

Exemplu de salutări bune pentru mesageria vocală

• Bună. Acesta este Jim Bucki. Nu pot să-ți iau chemarea acum, dar aș vrea să o întorc cât de repede pot. Deci, vă rugăm să lăsați-mi un mesaj confidențial detaliat după ton. Dacă aveți nevoie de asistență imediată, vă rugăm să sunați la secretara mea, Suzy Smith la extensia 6336. Vă mulțumim pentru apelul dumneavoastră.
• Salut. Ați ajuns la departamentul de contabilitate. Departamentul este închis în prezent. Orarul nostru normal de operare este de luni până vineri între orele 8 și 18. Vă rugăm să ne lăsați un mesaj după ton și cineva vă va returna apelul cât mai curând posibil. Mulțumesc.
• Bună. Acesta este Jim Bucki. Voi ieși din funcție până joi, 24 iulie și voi verifica ocazional mesajul meu vocal. Dacă doriți să îmi lăsați un mesaj, vă rugăm să faceți acest lucru după tonul și vă voi trimite apelul cât de repede pot. Dacă aveți nevoie de asistență imediată, vă rugăm să sunați la secretara mea, Suzy Smith la extensia 6336. Vă mulțumim pentru apelul dumneavoastră.
• Ai ajuns la biroul lui Jim Bucki. Sunt în prezent la telefon, dar aș vrea să-ți returnez apelul mai târziu. Dacă doriți, lăsați-mi un mesaj după ton. Dacă aveți nevoie de asistență imediată, vă rugăm să sunați la secretara mea, Suzy Smith la extensia 6336. Vă mulțumim că ați sunat.

Mesajele greșite ale mesageriei vocale

• Bună. Acesta este Joe. Lăsați-mi un mesaj.
• {Muzica joacă pentru o perioadă lungă de timp} Hei! Vorbește-mi.
• Bună. Ai ajuns la compania XYZ. Lăsați-ne un mesaj.
• Salut. Ați ajuns la biroul lui Joe Kartonia la XYZ.com. Voi ieși din birou având o vasectomie și voi reveni joi, 26 august, la ora 8:30. Voi avea o mulțime de disconforturi, așa că nu voi verifica deloc mesageria vocală. Dacă doriți să îmi lăsați un mesaj, vă rugăm să faceți acest lucru după ton. Îmi poți lăsa un mesaj detaliat și confidențial și îți voi întoarce apelul cât de repede poți. Dacă aveți nevoie de asistență imediată, vă rugăm să sunați pe secretara mea, Sally Johnson la extensia 3663. Vă mulțumesc pentru apelul dvs. și mă voi întoarce la dvs. când mă întorc și mă simt mai bine.
• Biroul este închis. Lăsați un mesaj după ton.