Cum de a corecta greșelile pe W-2 și W-3

Este mult mai ușor să faceți corecții formularelor W-2 înainte de a le trimite la Administrația pentru Securitate Socială (SSA), dar acest lucru a devenit puțin mai complicat decât în ​​anii trecuți. Termenul limită pentru depunerea formularelor W-2 și W-3 la SSA a fost schimbat începând cu anul 2018. Acum este același termen ca termenul pentru furnizarea formelor W-2 angajaților: 31 ianuarie.

S-ar putea să doriți să oferiți angajaților noștri formularele W-2 mai devreme în ianuarie, dacă doriți să le acordați timp pentru a revizui formularele și pentru a vă avertiza asupra oricăror modificări necesare înainte de a le trimite la SSA.

O revizuire a cerințelor formularului W-2

Trebuie să pregătiți și să distribuiți un W-2 fiecărui angajat, arătându-i salariul și retinut pentru anul, până la sfârșitul lunii ianuarie a anului următor. Apoi, trebuie să pregătiți un formular de transmitere W-3 și să îl trimiteți împreună cu toate formularele W-2 către SSA. Formularul W-3 rezumă și detaliază fiecare dintre formularele W-2 pe care le trimiteți. Nu este necesar dacă faceți fișier online.

Termenul exact poate să se schimbe ușor în fiecare an, permițând sărbătorile de sfârșit de săptămână, dar conta pe faptul că se află pe sau foarte aproape de ultima zi din ianuarie.

Dacă nu ați trimis încă formularul W-2 la SSA

Formularele W-2c și W-3c sunt formulare de corecție și trebuie trimise la SSA dacă trebuie să efectuați majoritatea modificărilor formularelor W-2. Dar există o excepție dacă nu ați trimis încă W-2 eronat la SSA.

În acest caz, ai face nu să emită un formular W-2c pentru a corecta greșeala. Pur și simplu bifați "void" pe copia A a formularului original, copia trimisă la SSA. Apoi creați un nou W-2 cu informațiile corecte.

Scrieți "corectat" pe copia angajatului W-2 și dați-i-o și trimiteți copia corectă A la SSA.

Erori în numele angajatului sau numărul de securitate socială

Completați formularul W-2c numai prin caseta "i" dacă ați raportat numele angajatului sau numărul de securitate socială corect pe un formular anterior, dar numele sau SSN sunt incorecte anul acesta. Nu trebuie să completați cutiile numerotate cu informații despre salariu și retinere.

Pur și simplu reluați originalul W-2 și îl dați angajatului dacă acesta este primul timp când l-ați raportat incorect numele sau SSN. De asemenea, va trebui să completați și să trimiteți formularele W-2c și W-3c dacă ați trimis deja formularul la SSA împreună cu W-3.

Numele lipsă sau numărul de securitate socială

Nu puteți utiliza W-2c pentru a adăuga informațiile dacă eroarea este un nume de angajat lipsă sau SSN. Trebuie să contactați SSA direct cu această problemă la 1-800-772-6270.

O eroare într-o sumă

Completați complet W-2c, indicând sumele originale și corectate, dacă ați făcut o eroare într-o sumă fie pentru reținere, fie pentru câștiguri. S-ar putea să trebuiască să depuneți și formularul 941c dacă ați raportat incorect salariile sau rețineți la o declarație fiscală trimestrială a angajatorului 941.

Greșeli cu acoperirea de sănătate sponsorizată de angajator

Această informație apare în caseta 12 a W-2 și este codificată "DD". Nu afectează situația fiscală a angajatului, dar trebuie să transmiteți formularul W-2c pentru a corecta eventualele greșeli, potrivit IRS.

Greșeli cu contribuții la pensie

Informațiile despre planurile de pensionare apar în căsuța 13 a unui W-2, iar a face o greșeală aici poate provoca tot felul de dureri de cap pentru angajatul tău. Se poate lăsa deschis pentru audit, și nu vrei asta. Remediați erorile aici cât mai curând posibil utilizând aceeași casetă 13 pe formularul W-2c.

Note Aditionale

• Dacă ați plătit salariul unui angajat din greșeală, aceste salarii sunt încă impozabile angajatului.
• Nu utilizați un W-2c pentru a raporta corecțiile plății salariului unui angajat.

Unde să obțineți formularul W-2c

Trebuie să achiziționați copii ale Formularului W-2c. Nu încercați să o utilizați pe site-ul IRS, deoarece nu este oficial. Puteți să cumpărați formularul corect pe site-ul IRS, cu toate acestea, sau la orice magazin de reparații de birou de presă sau site-ul web.

O amintire despre depunerea târzie

Asigurați-vă că vă aduceți W-2-urile la angajații dvs. până la data scadentă și că W-3-urile dvs. au fost transmise la timp SSA, inclusiv versiunile corectate, pentru a evita sancțiunile pentru distribuirea și depunerea târzii.

Penalitățile variază de la 50 USD pentru fiecare W-2 corectat în termen de 30 de zile de la data scadenței, până la 260 USD per form dacă aștepți până după 1 august. Aceasta crește până la 530 $ sau 10% din orice sumă nedeclarată dacă nu rezolvi situația deloc.

Citiți cu atenție Instrucțiunile

Acest articol reprezintă o prezentare generală a acestor declarații salariale și fiscale. Nu intenționează să fie cuprinzătoare. Citiți cu atenție instrucțiunile din documente înainte de a finaliza un W-2c sau W-3c.