Importanța documentației în resursele umane

Documentația este în scris și păstrează o evidență a evenimentelor de angajare. Documentația este alcătuită din elemente guvernamentale și obligatorii din punct de vedere juridic, documentele impuse de politica și practica companiei, documentele sugerate de cele mai bune practici privind resursele umane și înregistrările formale și informale privind evenimentele legate de ocuparea forței de muncă.

Documentația privind înregistrarea unui loc de muncă

Documentația este o înregistrare scrisă a acțiunilor, discuțiilor, incidentelor de coaching de performanță, încălcări ale politicilor martor, acțiuni disciplinare, contribuții pozitive, recompensă și recunoaștere, investigații, nerealizări ale cerințelor și obiectivelor, evaluarea performanțelor și multe altele.

Documentația permite angajatorului sau angajatului să păstreze o evidență scrisă a întâmplărilor și a discuțiilor care au avut loc în jurul unui anumit eveniment. Documentația privind relația de muncă oferă o evidență scrisă care poate fi necesară pentru a sprijini acțiuni precum promovarea angajaților, creșterea salariilor angajaților și acțiuni disciplinare, inclusiv încetarea contractului de muncă.

Documentația despre angajați este, în general, atât pozitivă, cât și negativă, atunci când este necesar. Este faptic și nu judecat. Descrie evenimentele pe măsură ce nu apar părerile și gândurile privitorului despre eveniment. Documentația descrie, de asemenea, acțiunile care au fost luate în cazuri notabile, cum ar fi atunci când oferiți o recunoaștere oficială a angajaților sau luați măsuri disciplinare.

Amintiți-vă că trebuie să creați documentația cât mai aproape de momentul producerii incidentului, astfel încât documentația să fie la timp, detaliată și exactă.

Într-o procedură legală, documentația privind performanța trecută a unui angajat este adesea critică pentru rezultatul pe care îl are angajatorul de la eveniment. Prezentarea unei imagini corecte a performanței angajatului, fără a se concentra doar pe evenimentele negative, este scopul.

Tipuri de documentație

Politicile, procedurile, manualul angajaților și planurile de dezvoltare a performanței sunt și forme de documentare care înregistrează comportamentul așteptat al angajaților și cerințele locului de muncă pentru a menține un loc de muncă ordonat și corect, în care angajații știu ce se așteaptă de la ei.

Documentația este, de asemenea, înregistrarea scrisă a declarațiilor acuzatului, acuzatului și martorilor la evenimentele ostile la locul de muncă care implică abateri de la angajați, cum ar fi hărțuirea sexuală.

Documentația poate fi oficială și păstrată în dosarul personalului angajatului. Angajații trebuie să semneze această documentație pentru a confirma că au primit o copie și au revizuit conținutul. (Semnătura nu înseamnă acordul cu declarațiile din documentație.)

Această documentație include, de asemenea, înregistrări permanente precum cererea de angajare semnată, referințele de angajare scrise, materialele de solicitare, cum ar fi CV-urile și scrisorile de intenție, precum și verificările de fond. Făcută deoparte din dosarul angajaților, se păstrează și documentația ca formularul I-9 care verifică eligibilitatea angajatului pentru a lucra în S.U.A., precum și înregistrările medicale, înregistrările FMLA și așa mai departe.

Documentația poate fi, de asemenea, informală ca și în situația unui manager al discuțiilor sale cu un angajat pe parcursul unui an. Este important ca managerii să mențină această documentație pentru toți membrii personalului raportor; niciun angajat nu ar trebui să fie desemnat din cauza performanței. (Aceasta ar putea fi interpretată ca discriminare la o dată ulterioară.)

Utilizarea documentației

Documentarea incidentelor critice, fie pozitive, fie negative, este de asemenea recomandată, astfel încât managerii să înregistreze performanțele angajaților pe o perioadă de timp.

Documentația este folosită în alte moduri în cadrul organizațiilor. Acestea pot include proceduri, instrucțiuni de lucru și instrucțiuni de software pentru calculator, pentru a numi câteva dintre ele, dar pentru scopurile funcției Resurse umane, acestea sunt utilizările comune ale documentației. Și acestea sunt instrucțiuni despre cum să documentezi în mod corespunzător.

Documentații de performanță Probele

Documentația despre performanța unui angajat vă va permite să disciplinați, să terminați sau să promovați în mod corect, recompensați și recunoașteți angajații. Fără documentație, luarea unui caz pentru oricare dintre aceste acțiuni este dificilă și potențial riscantă pentru angajator.

Angajatorul trebuie să evite orice posibilă acuzație privind tratamentul discriminatoriu al angajaților. Legalitatea, angajatorii buni doresc să creeze un mediu de lucru echitabil, consecvent și susținut de obiectivele angajaților și planurile de carieră.

Acest mediu este susținut de documentația profesională a managerului cu privire la performanța angajaților - atât comportamentul laudativ, cât și acțiunile care necesită corecții sau îmbunătățiri. Anterior, modul de documentare a fost discutat în detaliu. Aceste mostre vă oferă mai multe exemple de documentație adecvată.

Probele de documentare

Gresit:

Marca este de obicei târziu pentru muncă. Mark dă prea multă muncă.

Dreapta:

1 aprilie: Mark a fost chemat și a pierdut 8 ore de muncă.

04 aprilie: Mark a sosit la lucru la ora 10 dimineața, cu două ore întârziere de la ora programată de începere.

6 aprilie: Mark a programat numirea unui medic și apoi a rămas acasă pentru a avea un nou cuptor instalat.

12 aprilie: Mark a sunat bolnav și a pierdut 8 ore de muncă.

Gresit:

Maria este nesigură. Ea nu face niciodată ceea ce sa angajat să facă.

Dreapta:

2 mai: Mary a promis că primul proiect al propunerii de produs va fi disponibil pentru revizuire la întâlnirea săptămânală de astăzi. Mary nu a elaborat un proiect de document așa cum era de așteptat. A spus că era prea ocupată și că oamenii ai căror ajutor avea nevoie nu se mai întorcară cu ea.

Managerul a răspuns: Ce ajutor ați avut nevoie? Informație? Cine nu sa mai întors la tine și de ce ai nevoie de ei?

Carl și Michael aveau nevoie să-l actualizeze pe Mary despre progresul lor.

Ce te face atât de ocupat încât nu ai timp să-ți urmezi angajamentul? Face prea multe angajamente cu ore limitate pentru a le îndeplini.

Ce pot face pentru a vă ajuta?

Când veți face documentul disponibil pentru examinare?

Aceste eșantioane oferă o imagine de ansamblu a documentației eficiente în raport cu documentația scrisă incorect. Urmați acest sfat pentru a documenta în mod eficient și legal politicile, performanța și evenimentele la locul de muncă.

Disclaimer:Rețineți că informațiile furnizate, deși autoritare, nu sunt garantate pentru acuratețe și legalitate. Site-ul este citit de o audiență la nivel mondial și legile și regulamentele privind ocuparea forței de muncă variază de la stat la stat și de la țară la țară. Căutați asistență juridică sau asistență din partea guvernului, federal sau internațional, pentru a vă asigura că interpretarea juridică și deciziile dvs. sunt corecte pentru locația dvs. Aceste informații sunt de orientare, idei și asistență.