Abilități de management de bază pentru începători

Nivelul 1 al Piramidei abilităților de management arată abilitățile de bază pe care orice administrator de început trebuie să le stăpânească. Acesta este fundamentul piramidei competențelor manageriale, care arată abilitățile pe care un manager trebuie să le stăpânească pentru a avea succes și arată modul în care aceste abilități manageriale se bazează pe succese.

Abilități de management de bază

Există patru abilități manageriale de bază pe care trebuie să le stăpânească oricine, pentru a avea succes într-un post de conducere. Aceste patru abilități de bază suntplanificați, organizați, direcționați și controlați și sunt discutate separat în detaliu mai jos.

Plan

Planificarea este primul și cel mai important pas în orice sarcină de management. De asemenea, este pasul cel mai adesea neglijat sau omis. În timp ce cantitatea de planificare și detaliile necesare vor varia de la sarcină la sarcină, pentru a sări peste această sarcină este de a invita un dezastru sigur, cu excepția norocului orb. Asta ne dă curajul celor 6 P de planificare (sau 7 P în funcție de modul în care contează).

Deși majoritatea oamenilor asociază termenul de planificare cu planificarea generală a afacerilor, există și niveluri diferite de planificare:

• Planificare strategica
• Planificarea tactică
• Planificare operationala

Și există diferite tipuri de planificare:

• Planificarea dezastrelor
• Planificarea succesiunii
• Planificarea crizelor
• Planificarea compensării

Organiza

Un manager trebuie să poată organiza echipe, sarcini și proiecte pentru a face munca echipei în mod eficient și eficient. Ca manager de început, este posibil să organizați o mică echipă de lucru sau o echipă de proiect. Aceste abilități vor fi necesare mai târziu în carieră atunci când trebuie să organizați un departament sau o nouă divizie a companiei.

În mod evident, există o mare suprapunere între planificarea lucrării și organizarea ei. În cazul în care planificarea se concentrează asupra a ceea ce trebuie făcut, organizarea este mai funcțională și se concentrează mai mult pe modul de a face munca cea mai bună.

Când organizați activitatea, trebuie să:

• determină rolurile necesare
• atribuiți sarcini rolurilor
• determina cea mai bună resursă (oameni sau echipament) pentru rol
• să obțină resursele și să le aloce rolurilor
• alocarea resurselor pentru roluri și delegarea autorității și a responsabilității față de acestea.

Fie că ați fost desemnat o echipă mică sau un proiect de gestionat, începătorii trebuie, de asemenea, să poată organiza birouri și sisteme de date.

Este posibil să nu puteți mișca fizic oamenii în jurul pentru a obține echipa împreună, dar ar trebui să o luați în considerare. Pe de altă parte, este posibil să fie nevoie să mutați mai mulți oameni într-un spațiu mic și va trebui să organizați lucruri astfel încât echipa să poată funcționa eficient în acest spațiu. Mai târziu în carieră, poate fi necesar să organizați un birou pentru a găzdui echipe din mai multe departamente diferite și nevoile lor specifice.

De asemenea, va trebui să puteți organiza toate sistemele care vor gestiona datele pe care echipa dvs. are nevoie să le colecteze sau să le distribuie. Aceste zile, probabil sunt sisteme informatice. Trebuie să decideți dacă, de exemplu, trebuie să configurați pagini Web partajate pe intranetul companiei sau doar pe un folder partajat de pe serverul de fișiere. Cum veți organiza sistemele, astfel încât oricine care are nevoie de informații să aibă acces la ea (și că nu este disponibil pentru cei care nu ar trebui să-l vadă, ca și concurenții dvs.)? Dacă echipa dvs. are nevoie sau produce ceva diferit de informație, trebuie să vă organizați astfel încât echipa dvs. să obțină ceea ce are nevoie, când are nevoie de ea și poate să ajungă la alții ceea ce produce echipa ta la momentul potrivit.

Nu uitați să vă organizați. Vom intra în acest nivel la Nivelul 3 al Piramidei Abilităților de Management, dar chiar și ca manager de început trebuie să vă puteți organiza timpul, spațiul și spațiul, astfel încât să puteți fi cel mai eficient.

În cele din urmă, amintiți-vă că este destul de rar să organizați lucrurile odată. Cu schimbări constante ale resurselor, obiectivelor și factorilor externi, va trebui de obicei să vă reorganizați pentru a le ajusta.

Direct

Direcționarea este pasul de acțiune. Ați planificat și organizat lucrarea. Acum trebuie să-ți îndruci echipa pentru a-ți face treaba. Începeți prin a vă asigura că obiectivul este clar pentru toată lumea din echipă. Știu cu toții care este scopul? Știu cu toții care este rolul lor în obținerea echipei la obiectiv? Au tot ce au nevoie (resurse, autoritate, timp, etc.) pentru a-și face partea?

Trageți, nu împingeți

Veți fi mai eficient să conduceți echipa spre obiectivul dvs. dacă trageți (duceți-i) mai degrabă decât împingeți-vă (stați pe spate și dați ordine). Vreți să motivați oamenii din echipa dvs. și să îi ajutați și să îi inspirați față de obiectivele echipei.

Control

Unii scriitori încearcă să "înmoaie" această abilitate, numindu-i "coordonate" sau termeni similari. Prefer termenul mai puternic, de control, deoarece este esențial ca managerul să poată controla activitățile echipei.

În pașii de mai sus, ați planificat lucrarea, ați organizat resursele pentru ca aceasta să se întâmple cât mai eficient și ați îndruma echipa să înceapă munca. În pasul de control, monitorizați activitatea efectuată. Comparați progresul efectiv cu planul. Verificați că organizația funcționează așa cum ați proiectat-o.

Dacă totul merge bine, nu trebuie să faceți nimic decât să monitorizați. Totuși, acest lucru se întâmplă rar. Cineva se îmbolnăvește, sortarea bazei de date necesită mai multă repetare decât cea proiectată, un concurent cheie scade prețurile, un incendiu distruge clădirea de lângă ușă și trebuie să evacuezi timp de câteva zile sau alt factor influențează planul tău. Pasul de control impune acum că trebuie să luați măsuri pentru a minimiza impactul și a aduce lucrurile înapoi la obiectivul dorit cât mai curând posibil.

Adesea aceasta înseamnă revenirea la etapa de planificare și ajustarea planurilor. Uneori poate necesita o schimbare în organizație. și va trebui să direcționați pe oricine spre noile obiective și să le inspirați. Apoi, desigur, controlați noul plan și ajustați dacă este necesar. Acest ciclu continuă până când finalizați sarcina.

Manageri de instrumente de control

În pasul de control, setați standarde pentru performanță și calitate și apoi monitorizați pentru a vă asigura că acestea sunt îndeplinite. Există cât mai multe instrumente pe care le aveți la dispoziție, deoarece există lucruri pe care trebuie să le monitorizați.

• Instrumente de planificare - un număr de instrumente software vă permit să introduceți programul dvs. și apoi să actualizați progresul în mod regulat. Programul va evidenția modificările din program, astfel încât să puteți identifica acțiunile corective pe care le puteți lua.
• Controale financiare - în calitate de manager, veți avea de obicei un buget. Rapoartele Departamentului de Finanțe vă vor informa despre modul în care cheltuielile dvs. (pe oameni și alte resurse) se potrivesc planului.
• Oamenii controlează - trebuie să vă asigurați că toți oamenii din echipa dvs. funcționează conform planificării. Dacă nu sunt, trebuie să găsiți și să remediați cauza. Nu înțeleg scopul? Nu au nici o resursă sau abilitate de care au nevoie? Este sarcina prea mare pentru ei și trebuie modificată sau alocată unei alte resurse? Funcția dvs. de manager înseamnă să îi oferiți membrilor echipei feedback despre modul în care performanța lor respectă planul. Când nu, trebuie să luați măsuri corective.