Ce este formularul IR-W-9 și cum să-l umpleți

Formularul W-9 nu este ceva ce trebuie să vă faceți griji în general dacă nu sunteți un contractor independent, un consultant sau alt lucrător care desfășoară activități independente. S-ar putea să vi se solicite să completați formularul IRS W-9 dacă dvs. sau compania dvs. ați contractat să furnizați servicii unei alte companii. Compania utilizează apoi informațiile pe care le furnizați pe formular pentru a pregăti formularul 1099-MISC, raportează către Serviciul de venituri interne suma veniturilor care vi se plătește sau companiei dvs.

De asemenea, vi se poate solicita de către banca sau alte instituții financiare să completați formularul W-9, astfel încât aceștia să poată pregăti diferite tipuri de 1099 de formulare pentru a raporta interesele, dividendele și alte tipuri de venit pe care le-ați câștigat la IRS. S-ar putea să vi se ceară chiar și când deschideți un cont.

Și, bineînțeles, dacă tu sau compania ta plătiți contractori independenți sau consultanți, va trebui să se ocupe și de complexitatea formularului W-9. Din fericire, nu sunt complicate.

De unde să obțineți formularul W-9?

În cele mai multe cazuri, instituția de afaceri sau financiară vă va oferi un Formular W-9 și vă va cere să o finalizați. În caz contrar, dacă dvs. sau compania dvs. sunteți în situația de a emite formularul W-9 contractorilor independenți, puteți descărca formularul de pe site-ul IRS.

Completarea formularului W-9

Completarea Formularului W-9 este destul de simplă. Furnizați doar numele dvs. și numărul de securitate socială. Întreprinderile trebuie să indice numele și numărul de identificare al angajatorului. Când trimiteți formularul W-9, certificați IRS că numărul de identificare fiscală pe care îl furnizați este corect și corect.

Semne de avertizare pentru a fi conștiente

Formularul W-9 este un document fiscal standard. Prin ea însăși, nu prezintă multe probleme, dar există câteva situații care ar putea valida un drapel roșu:

• Nu cunoașteți persoana sau afacerea care vă cere să completați W-9. Trebuie să aveți întotdeauna precauție atunci când oferiți informații delicate precum numele, adresa, numărul de securitate socială sau numărul de identificare al angajatorului. Asigurați-vă că știți cine vă cere să completați formularul, de ce face acest lucru și cum vor fi utilizate informațiile fiscale pe care le furnizați.
• Asigurați-vă că ați trimis echipamentul W-9 în siguranță. Nu trimiteți completat W-9 ca un atașament de e-mail nesecurizat sau necriptat. Utilizați o metodă sigură de livrare, cum ar fi livrarea manuală, poșta sau un atașament criptat la un e-mail.
• Întrebați ce tipuri de documente fiscale pe care solicitantul intenționează să le furnizeze. Dacă nu sunteți sigur de ce vi se cere să completați un W-9, întrebați ce tipuri de documente fiscale vă puteți aștepta să primiți atunci când informațiile sunt utilizate.
• V-ați așteptat în schimb un formular W-4. Dacă începeți un nou loc de muncă și noul dvs. angajator vă dă un W-9 pentru a completa, întrebați dacă veți lucra în calitate de antreprenor independent independent sau angajat. Angajații completează formularul W-4 pentru a-și stabili reținerile fiscale. Persoanele care desfășoară activități independente nu au impozite reținute din salariul lor - sunt responsabile pentru efectuarea plăților către IRS pe cont propriu.

Sfaturi pentru completarea formularului W-9 Dacă sunteți o companie cu răspundere limitată

• În cazul în care SRL este o entitate fiscală separată, cum ar fi un parteneriat, C-Corporation sau S-Corporation, raportați numele LLC și numărul său federal de identificare a angajatorului pe formularul W-9. Verificați caseta corespunzătoare de clasificare fiscală, indicând dacă sunteți un parteneriat, C-corporație sau S-corporație. Do nu bifați caseta cu răspundere limitată. Acest lucru sună contraintuitiv, dar este ceea ce spune IRS în instrucțiunile sale.
• Dacă LLC este deținută de o altă LLC, atunci veți verifica caseta cu răspundere limitată. Trebuie să indicați, de asemenea, clasificarea fiscală a societății-mamă SRL.
• Dacă LLC este deținută de un singur membru, indică clasificarea fiscală a proprietarului.
• Dacă LLC este deținută de un singur membru care este o persoană, IRS dă instrucțiuni că trebuie să indicați numele proprietarului pe linia "nume" și numele companiei pe "linia de nume de firmă". IRS preferă să raportați numărul de securitate socială al proprietarului în locul angajatorului federal al LLC numar de identificare.

Sfaturi Dacă sunteți supus la reținerea obligatorie de rezervă

De asemenea, trebuie să certificați pe formularul W-9 dacă sunteți supus reținerii de rezervă. Această sumă este reținută la o rată forfetară de 28% pentru plățile efectuate pentru dvs. sau pentru afacerea dvs., în anumite circumstanțe. Există două motive comune pentru reținerea la sursă: numele dvs. și SSN nu se potrivesc cu înregistrările IRS sau aveți unul sau mai multe datorii fiscale restante, iar IRS v-a notificat că vă supuneți reținerii obligatorii de rezervă până când aceste taxe sunt plătite integral .

Cei mai mulți contribuabili sunt scutiți de reținerea din reținere, dar dacă IRS v-a notificat că sunteți supus acestei proceduri, trebuie să eliminați limba de la punctul 2 în zona de certificare. Această secțiune citește:

"2. Nu sunt supusă reținerii de rezervă deoarece: (a) sunt scutită de reținerea din rezervă; sau (b) nu am fost notificat de către Internal Revenue Service (IRS) că sunt supus reținerii de rezervă ca urmare a omisiune de a raporta toate dobânzile sau dividendele sau (c) IRS mi-a notificat că nu mai sunt supus reținerii de rezervă ".

Răspunsuri la întrebări frecvente

Cât de des trebuie să actualizez un formular W-9?

Trebuie să trimiteți un nou formular W-9 ori de câte ori informațiile dvs. se schimbă. Completați un nou W-9 dacă numele, denumirea firmei, adresa, numărul de securitate socială sau numărul de identificare al angajatorului s-au modificat.

Am primit un W-9 dintr-o sursă puțin probabilă. Ce ar trebuii să fac?

Unii oameni au primit cereri pentru formularul W-9 de la proprietari și alte persoane sau întreprinderi. Formularul W-9 este folosit pentru a solicita în mod oficial unei persoane sau unei întreprinderi să furnizeze numele, adresa și numărul de identificare al contribuabilului, astfel încât partea solicitantă să poată emite în mod corespunzător documente fiscale către IRS. În general, orice afacere care vă plătește dobândă, dividende, compensații ne-angajate sau alte tipuri de venituri raportabile va solicita probabil Formularul W-9, deci este puțin probabil ca un proprietar să vă ceară să finalizați una.

Dacă primiți un W-9 dintr-o sursă puțin probabil că nu vă așteptați să vă plătească bani din orice motiv, întrebați de ce este necesar. Nu o completați și o trimiteți dacă aveți îndoieli, cel puțin nu fără consultarea unui profesionist în domeniul fiscal.

Am primit un W-9 de la angajatorul meu. Ce ar trebuii să fac?

Dacă sunteți sau ați fost tratați ca un salariat cu un salariu regulat și angajatorul dvs. vă cere brusc să completați un Formular W-9, acest lucru indică faptul că angajatorul dvs. dorește acum să vă trateze ca un contractor independent. Aceasta poate fi o situație destul de lipicioasă. Pe de o parte, există câteva motive legitime pentru care ar putea deveni un antreprenor independent și nu un angajat. Pe de altă parte, angajatorii întâmpină uneori dificultăți financiare și nu mai pot permite să plătească jumătate din impozitele pe salarii.

Dacă primiți un W-9 de la angajatorul dvs., întrebați-vă mai întâi dacă sunteți angajat sau antreprenor independent. Dacă credeți că sunteți angajat și nu puteți ajunge la un consens după ce ați discutat cu angajatorul dvs., puteți solicita IRS să stabilească statutul dvs. de lucru. Desigur, angajatorul dvs. poate să nu aprecieze acest lucru, dar e mai bine să fii în siguranță decât să-ți pară rău. Dacă angajatorul dvs. te reclasifică ca antreprenor independent, devii responsabil pentru plata jumătății de impozite pe salarii ca taxă pe cont propriu.