Cum și când să efectuați depuneri de impozit pe salarii

Una dintre cele mai importante responsabilități pentru plata salariilor este să vă asigurați că taxele federale de salarizare sunt depuse conform cerințelor IRS.

Procesul de salarizare include: (a) calcularea și pregătirea salariilor, (b) contabilizarea sumelor reținute din aceste salarii, (c) efectuarea depozitelor de impozite reținute din salariile de plată și (d) raportarea asupra impozitelor reținute și a depozitelor efectuate.

Acest articol vă oferă elementele de bază ale părții de depozit a acestui proces.

Care sunt impozitele pe salarii?

Mai întâi, să definim ce se înțelege prin "impozitele pe salarii". Acestea sunt taxele pe care trebuie să le plătiți pe salariul dvs. (sumele pe care le plătiți angajaților pentru munca pe care au făcut-o).

• Acestea impozitele federale pe venit ați ascuns de la salariile angajaților dvs.,
• Taxele FICA (Taxele de securitate socială / Medicare) pe care le-ați reținut de la angajați și suma corespunzătoare care le-ați scos din salariul respectiv pentru a fi plătită de compania dvs. și
• Impozite federale pentru șomaj, pe baza salariului total brut.

Cum determină IRS datele de depunere a impozitelor pe salarii

IRS stabilește programul de depunere a impozitelor pe salarii pentru angajatori pe baza datoriei lor totale de securitate socială / Medicare pentru perioada de douăsprezece luni care se încheie la cel mai recent 30 iunie. Această perioadă este denumită perioadă de așteptare.

Cum este determinată perioada de așteptare?

Aperioada de așteptare este timpul și suma utilizate pentru metoda pe care trebuie să o utilizați pentru depunerea taxei de plată. IRS afirmă că este suma totală a impozitelor pentru angajare raportate de angajator în perioada de douăsprezece luni care se încheie cu data de 30 iunie precedent. Deci, programul de depuneri pe care îl utilizați depinde în mare măsură de valoarea impozitelor pe salarii pe care le datorezi, pe baza trecutului.

Aceasta este confuză. Voi folosi un exemplu de la Patriot Software: " De exemplu, perioada de așteptare pentru depunerea depozitelor pentru impozitul pe muncă în 2017 ar fi perioada de 12 luni care se va încheia la 30 iunie 2016. "

Când aveți totalul, puteți trece la paragraful "Determinarea programului de depunere a impozitului pe salarii" de mai jos pentru a vedea cât de des trebuie să faceți depozite.

Găsirea răspunderii dvs. privind impozitul pe salarii

Cea mai bună modalitate de a găsi sumele pentru taxele de plată plătite în timpul perioadei de retrospectivă este să consultați Formularele 941 (salariul trimestrial și rentabilitatea fiscală) pentru fiecare trimestru. Mergeți la linia 10: Taxele totale după ajustări. Adăugând toate cele patru formulare 941 împreună vă va oferi suma folosită pentru a vă stabili programul de depunere a impozitelor.

Determinarea programului de depunere a impozitului pe salarii

• Dacă sunteți un angajator nou și nu ați avut angajați în această perioadă de "uita-te înapoi", sunteți un deponent lunar
• Dacă obligația dvs. de impozitare a salariilor este mai mică de 2.500 $ într-un trimestru, puteți depune aceste taxe printr-o "întoarcere în timp util" (presupunând un formular 941).
• Dacă taxele dvs. totale pentru salarizare pentru "perioada de retrospectivă" au fost 50.000 $ sau mai puțin , sunteți un deponent lunar
• Dacă taxele dvs. totale pentru salarizare pentru "perioada de retrospectivă" au fost mai mult de 50.000 de dolari , efectuați depuneri în programul semestrial.

Mai multe despre datele de depunere fiscală

• Depozite lunare trebuie să se facă până în a 15-a zi a lunii următoare. Deci, depozitul dvs. de salarizare pentru luna martie trebuie făcut până la 15 aprilie.
• Depunerile pe săptămână se efectuează după cum urmează:
  • Taxele de impozitare din salarizare plătite sâmbătă, duminică, luni sau marți până vineri următoare.
  • Taxele de impozitare de la salarizare plătite miercuri, joi sau vineri până miercurea următoare.
• Dacă obligația dvs. de impozitare a salariilor este $100.000 sau mai mult, trebuie să depozitați a doua zi și trebuie să continuați să efectuați depuneri de ziua următoare pentru restul anului și pentru anul următor.
• Erorile de depunere nu sunt penalizate dacă nu depășesc 100 $ sau 2% din suma impozitelor pe care trebuie să le depună. Trebuie să compensați soldul datorat unei zile predefinite de machiaj pentru a evita alte sancțiuni.
• În cazul în care este necesar să se efectueze un depozit într-o zi care nu este o zi bancară, depozitul este considerat în timp util dacă se face până la închiderea următoarei zile bancare. În plus față de sărbătorile bancare federale și de stat, sâmbăta și duminica sunt tratate ca zile nebancare.
• Deputații pe o perioadă de două săptămâni au cel puțin trei zile bancare după încheierea perioadei de două săptămâni pentru a depune taxele acumulate pe parcursul perioadei semestriale.

Cum să faci depozite fiscale federale de salarizare

IRS solicită ca toate depozitele de impozite pe salarii să fie făcute electronic, utilizând sistemul online EFTPS. Nu poți trimite depozite prin poștă utilizând un cupon de depozit; ele nu mai există.

Accesați site-ul EFTPS. Vă înregistrați și apoi utilizați site-ul web pentru a vă plăti impozitele; sumele sunt deduse din contul dvs. bancar de afaceri.

Sunteți gata pentru un serviciu de salarizare sau software de salarizare?

Dacă toate aceste lucrări par copleșitoare, poate doriți să luați în considerare fie un serviciu de salarizare, fie un program de salarizare.

Software-ul de salarizare vă poate ajuta cu toate detaliile și poate face depozitele pentru dvs., prin conectarea cu contul dvs. de salarizare. Asigurați-vă că software-ul vă poate reaminti când sunt datorate plățile.

Un serviciu de salarizare este o companie externă care preia toate funcțiile dvs. de plată, inclusiv trimiterea de rapoarte și plăți atunci când sunt datorate, atât pentru impozitele federale, cât și pentru cele de stat.

Dacă aveți un software de salarizare sau un serviciu de salarizare, nu vă dați o șansă să știți responsabilitățile dvs. ca angajator. Trebuie să știți în continuare ce rapoarte și plăți sunt scadente și când.