Protejați-vă compania printr-o politică privind accesul vizitatorilor

Fiecare organizație și afacere (de la firme de avocatură la companii de producție) au nevoie de o politică care să le adreseze vizitatorilor la locul de muncă. Aceste politici la locul de muncă protejează vizitatorii, angajații și afacerea la scară largă. Vizitatorii pot să se rănească, să rănească pe ceilalți sau să provoace daune materiale.

Există și riscul furtului (intelectual sau fizic), al sabotajului și chiar al terorismului. În timp ce fiecare organizație are nevoie de ceva diferit (un birou Fortune 50 are un număr mult mai mare de vizitatori decât un mic magazin de producție de electronice), exemplul de mai jos acoperă punctele principale.

Politicile de acces ale vizitatorilor sunt dezvoltate de Departamentul de resurse umane, iar cei mai mulți profesioniști în resurse umane au fie o politică, fie știu cum să scrie. Dacă nu, pot obține unul de la o organizație profesională cum ar fi SHRM (Societatea de Management al Resurselor Umane).

Un exemplu de caz

Zipline International (o companie fictivă) are succes deoarece angajează profesioniști talentați și fabrică produse de top în industria lor. Deoarece vizitatorii neautorizați pot fura proprietatea intelectuală, pot fi răniți în zone periculoase de producție sau pot dăuna angajaților Zipline a implementat o politică de acces strict la vizitatori. Politica merge mult pentru a proteja secretele comerciale și pentru a proteja vizitatorii și angajații.

Check-in și check-out

Toți vizitatorii trebuie să fie înregistrați în sistemul software de gestionare a vizitatorilor, care este operat de recepționarea recepției frontale. Sistemul înregistrează numele și afiliența fiecărui vizitator, precum și scopul și durata vizitei.

Visitor Badge

La check-in, fiecare vizitator își face fotografia și primește un ecuson de fotografie. Pe lângă fotografia lor, insigna afișează numele vizitatorului și durata vizitei acestuia. Insigna vizitatorului trebuie să fie purtată în orice moment.

Vizitatorii trebuie să fie însoțiți de un angajat sponsor, în orice moment

Toți vizitatorii trebuie să fie însoțiți de angajații pe care îi vizitează pe durata șederii lor. Această cerință nu se aplică vizitatorilor din filialele Zipline. Pot fi luate măsuri speciale pentru a se putea angaja contractori angajați pentru cesiuni pe termen lung, dar aceste aranjamente trebuie să fie aprobate de directorul de securitate.

fotografii

Nicio fotografie nu poate fi făcută fără aprobarea prealabilă din partea departamentului juridic sau a directorului de securitate. În plus, fotografia permisă nu poate fi publicată fără aprobarea prealabilă a directorului de marketing.

Non-Dezvaluirea

Toți vizitatorii trebuie să semneze un NDA (acord de confidențialitate) la check-in.

Acces la rețea pentru oaspeți

Vizitatorii care solicită acces la internet au la dispoziție un nume de utilizator și o parolă pentru rețeaua wireless Zipline. În nici un moment, oaspeții nu au acces la programul intranet al companiei cu laptopul sau cu alt dispozitiv mobil.

Rolul podelei Marshall

Orice angajat care observă un vizitator fără o insignă ar trebui să-l aducă imediat în atenția marșului de podea desemnat pentru zona lor. Supraveghetorul de podea are responsabilitatea de primă importanță pentru aplicarea politicii de gestionare a vizitatorilor. În cazul unei evacuări de urgență, recepționerul recepției imprimă o listă a tuturor vizitatorilor și eliberează lista la marshall în zona de evacuare. Efectivii sunt responsabili pentru contabilizarea tuturor vizitatorilor în timpul unei evacuări.

Disclaimer: Aceasta este o politică de eșantionare și nu constituie consiliere juridică. Acesta este menit să fie un punct de plecare în crearea unei politici adaptate nevoilor specifice ale companiei dvs. Zipline International este o companie fictivă (după cât de bine știu) și numele a fost folosit doar ca exemplu pentru a scrie această politică.