3 Documente de care aveți nevoie atunci când angajați un lucrător contractual

Angajarea unui antreprenor independent pentru a lucra în afacerea dvs.? Angajarea hârtiilor pentru contractori independenți este mult mai simplă decât pentru angajați, cu doar câteva documente necesare, dar acestea sunt documente importante. Obținerea acestora la începutul relației de lucru este mult mai ușoară decât atunci când locul de muncă sau contractul este făcut și nu puteți găsi persoana.

Angajarea unui contractor independent

Angajarea unui contractor independent este diferită de angajarea unui angajat. Sunt implicate mai puține documente, pentru că nu trebuie să stabilești impozite pe salarii (impozite pe venit și impozite FICA).

Trebuie să verificați codul fiscal al persoanei și să vă asigurați că persoana este calificată pentru această activitate, este sigură și are o bună reputație.

De asemenea, vă recomandăm să vă asigurați că antreprenorul nu dezvăluie informații importante despre companie și nu vă va părăsi compania și nu va lua clienți sau angajați.

Ce este un contractor independent?

Un antreprenor independent poate fi unul sau mai mulți oameni care se află într-o afacere separată de a ta. Acestea includ persoane care desfășoară activități independente (cum ar fi artiști, planificatori sau designeri web, o companie externă (de exemplu, activități de curățare), un profesionist cum ar fi un avocat sau un preparator de impozite - oricine plătiți pentru servicii și care nu este angajat.

Documentul nr. 1 - Un formular W-9

Cel mai important lucru pe care trebuie să-l țineți cont atunci când angajați lucrători externi este că trebuie să vă documentați plățile către ei. Dacă plătiți pe cineva (cu doar câteva excepții) 600 USD sau mai mult într-un an, trebuie să furnizați acestei persoane sau societății un formular W-9, care include numărul, numele și adresa de identificare a contribuabilului. Trebuie să aveți un dosar W-9 pentru fiecare contractor independent, astfel încât să nu trebuiască să rețineți impozitele pe venit de la acel individ. Apoi, aveți informațiile necesare pentru a crea un formular 1099-MISC pentru acea persoană pentru anul fiscal (similar unui formular W-2 pentru angajați).

Este posibil să existe un formular de retinere a impozitului pe venit solicitat de statul dvs. Consultați autoritățile fiscale ale statului pentru mai multe informații.

Documentul nr. 2 - Aplicarea, reluarea sau documentarea calificărilor

Înainte de a angaja pe cineva, trebuie să solicitați și să păstrați o copie a documentelor care să ateste calificările acestei persoane pentru munca efectuată.

Dacă solicitați persoanei să completeze un formular de cerere, ar trebui să fie cu înțelegerea că cererea nu este pentru angajarea ca angajat. Este mai bine să obțineți un rezumat detaliat de la persoană, inclusiv educația și istoricul de muncă anterior.

Solicitați referințe din partea angajatorilor anteriori și a persoanelor care lucrează în legătură cu această persoană (pastorul sau cumnatul persoanei nu este o referință bună).

Poate doriți să faceți o verificare de fond a acestei persoane. Atâta timp cât aveți nevoie de toți antreprenorii pentru a avea o verificare de fond.

Dacă persoana face o muncă confidențială, financiară sau de altă natură critică, ar trebui să faceți o verificare de fond și să primiți referințe. Dacă persoana sau compania este legată (asigurată), poate doriți să obțineți o copie a acestei asigurări.

Documentul nr. 3 - Un contract scris

Pentru fiecare contractor independent care lucrează pentru compania dvs., trebuie să aveți o copie a unui contract pe dosar, semnată de ambele părți. Ar putea suna ca o suprasolicitare pentru a vă cere să aveți un contract pentru fiecare relație de contractant independent, dar unele acorduri trebuie să fie scrise în scris. Contractul vă protejează pe amândouă în cazul unei dispute.

Unele aspecte care trebuie abordate în acest contract și câțiva termeni care trebuie să fie inclusi:

• Domeniul de aplicare al activității, inclusiv când trebuie făcută treaba și termenele limită.
• Sume și calendarul plăților, atunci când plățile sunt scadente, ce se întâmplă dacă nu se efectuează plățile.
• Cine deține lucrarea - contractorul sau compania angajatoare?

Cea mai importantă parte a acestui contract ar trebui să fie o declarație că această persoană este un contractant independent, nu un angajat.

Poate doriți și alte acorduri

În funcție de tipul de activitate efectuată și de caracterul sensibil al informațiilor companiei dvs., vă recomandăm să obțineți alte două contracte: un acord de confidențialitate (nedezvăluire) și un acord de neconcurență. Deși aceste documente nu sunt solicitate de nici o agenție guvernamentală, ar putea fi un lucru bun să ia în considerare pe baza tipului de afacere și a tipului de contractor independent pe care îl angajați.

Acordul de confidențialitate impune lucrătorului contractual să păstreze confidențialitatea oricăror informații despre compania dvs. care ar putea fi dăunătoare pentru dvs. dacă ar fi fost dezvăluită.

Acordul de neconcurență stabilește restricțiile privind angajatul contractual de a părăsi compania dvs. și de a lua clienții sau clienții dvs. către o altă companie.

Se întâmplă adesea ca un antreprenor independent să lucreze pentru un angajator pentru o perioadă de timp pentru a-și dobândi abilitățile și experiența, apoi să renunțe, să meargă pe stradă și să ia împreună unii dintre clienții angajatorului. Pentru a preveni acest lucru, mulți angajatori ai unor contractori independenți solicită un acord de neconcurență.

O neconcurență restrânge capacitatea unui fost angajat sau antreprenor de a deține o afacere concurențială într-o anumită zonă pentru o anumită perioadă de timp după ce a părăsit angajatorul și de a desfășura o activitate care concurează direct cu fostul proprietar.

Păstrarea de evidențe asupra lucrătorilor contractuali

Dumneavoastră, ca proprietar de afacere, nu este necesar să vă predați aceste documente nimănui, dar dacă sunteți vreodată auditat de IRS sau trebuie să verificați relația, va trebui să le produceți. Creați un fișier pentru fiecare antreprenor independent pe care îl angajați, cu aceste documente.