Cum planificatorii de eveniment reușesc să rămână organizați

Indiferent dacă sunteți un planificator de evenimente corporative sau o persoană administrativă, elementele de bază ale planificării evenimentelor necesită o puternică organizare, comunicare și documentare. Indiferent de nivelul dvs. de experiență, chiar și un pasionat de ospitalitate poate pune pe un eveniment de afaceri uimitor, cu puțin creativitate și o mulțime de organizare de-a lungul drumului. Dar când vine vorba de planificarea evenimentelor, în special pentru planificatorii de eveniment ocupat cu mai mult de un eveniment din cărțile lor, rămânerea organizată poate fi un obstacol mai mare decât cele realizate.

Cum planificatorii de eveniment stau organizați

Organizarea este una dintre multele chei de succes pentru cei mai mulți planificatori de evenimente. Nu numai că abilitățile organizaționale pot conduce la mai puțină stres, dar pot și ele să vă sporească creativitatea ca planificator de evenimente, permițându-vă să vedeți imaginea mai mare și să gândiți în afara casetei, știind că aveți o manevră fermă asupra detaliilor. Iată câteva moduri în care organizatorii de evenimente de succes se pot organiza.

Creați link-uri pentru evenimente

Crearea lianților de planificare a evenimentelor și a evenimentelor este probabil cea mai eficientă modalitate de a rămâne organizată pentru planificarea seminariilor, conferințelor, instruirii interne, întâlnirilor executive și a tuturor tipurilor de evenimente. În timp ce mulți planificatori de evenimente se deplasează la mai multe instrumente electronice și digitale de organizare, legăturile fizice pot servi ca loc pentru cele mai importante evenimente și detalii ale programului. Păstrarea copiilor de hârtie a anumitor documente, note și alte detalii poate fi un salvator de-a lungul vieții unui eveniment.

În mod ideal, fiecare eveniment și / sau program ar trebui să aibă propriul liant. În funcție de complexitatea evenimentului dvs., liantul dvs. poate include mai multe secțiuni, printre care:

• Itinerariu / Agendă
• Contacte cheie
• Participanți
• Comunicații
• contracte
• Ordine de eveniment de banchet
• Divertisment
• Lista de cazare / cameră
• Sosiri / Plecări
• Activitati
• Cadouri
• Buget
• Diverse

Cu binderul de planificare a evenimentelor actualizat în mod regulat, veți împărtăși cu ușurință informații colegilor și clienților interni, chiar dacă nu vă dau mult timp să vă pregătiți.

Utilizați software-ul de planificare a evenimentelor sau stocarea documentelor online

În timp ce agenții dvs. de evenimente ar trebui să includă toate detaliile cele mai importante ale fiecărui eveniment pe hârtie, restul notelor dvs. de referință, idei și corespondență ar trebui să fie, de asemenea, organizate și împreună. Astăzi, mulți planificatori de evenimente folosesc software-ul de planificare și gestionare a evenimentelor, dar mulți dintre ei se uită la opțiunile de stocare online a fișierelor pentru a se păstra organizate.

Instrumentele online precum Google Drive și Dropbox pot oferi un loc organizat pentru tot felul de documente electronice, de la foi de calcul la facturi. Aceste instrumente vă permit să încărcați, să stocați și să organizați documente în fișiere și foldere online, unde pot fi ușor accesate de oriunde. Aveți posibilitatea să deschideți documente pe laptop, smartphone sau tabletă. De asemenea, puteți să atașați cu ușurință aceste fișiere la e-mailuri sau să trimiteți documentul împreună cu colegii, vânzătorii și clienții. Poate fi soluția perfectă de organizare pentru planificatorii evenimentelor care sunt mereu în mișcare.

Linia de fund organizațională

În cele din urmă, modul în care vă organizați documentele, notele și corespondența depinde de dvs. Fiecare planificator de evenimente are un sistem diferit care funcționează pentru ei și evenimentele lor. Cel mai important factor ar trebui să fie întotdeauna accesibilitatea și disponibilitatea informațiilor. Deci, asigurați-vă că orice sistem pe care îl utilizați, puteți găsi rapid și ușor informațiile pe care le căutați.