Cum să organizați un eveniment media de succes

Una dintre cele mai ușoare modalități prin care compania dvs. să primească expunere gratuită (adesea cunoscută sub numele de "media câștigată") este prin intermediul evenimentelor media. Indiferent dacă colaborați cu mai mulți sponsori pentru a ajuta pe cei mai puțin norocosi sau pentru a organiza o conferință de presă pentru a anunța lansarea unui produs, există pași pe care trebuie să îi urmați pentru a organiza un eveniment media de succes.

Începeți cu un comunicat de presă

Trimiterea comunicatului de presă vă va ajuta pe mass-media să decidă dacă povestea dvs. este destul de demnă de acoperire. Acesta este motivul pentru care vă ajută să vă păstrați comunicatul de presă simplu și nu folosiți niciodată orice hype. Stațiile și ziarele caută știri; ei nu caută un spel de vânzări.

Ai o fereastră pentru a trimite comunicatul de presă. Nu doriți să o trimiteți prea devreme și apoi să fie uitată sau îngropată și nu doriți să o trimiteți prea târziu când alte povesti ar fi putut fi deja alocate și pur și simplu nu se pot potrivi evenimentului dvs. În general, cu 2 până la 3 zile înainte de evenimentul dvs. este suficient anunțul în avans.

De asemenea, doriți să fiți sigur că includeți instrucțiunile și instrucțiunile speciale din comunicatul dumneavoastră de presă. În cazul în care sediul companiei dvs. se află într-o singură locație, dar evenimentul dvs. se află la stația dvs. de 30 de mile departare, trebuie să faceți acest lucru clar la eliberarea dvs.

Urmăriți apelurile telefonice

După ce ați trimis comunicatul de presă, puteți apela editorii de la ziare sau producătorii de la posturile de televiziune pentru a verifica primirea acestora. Asta e tot ce trebuie să întrebi.

Deseori va deschide conversația pentru ca ei să vă spună dacă vor crede că vor putea veni sau nu. Dar chiar dacă nu, nu vrei să te întrebi dacă vin. Vor fi acolo dacă pot, dar nu vor face promisiuni.

Țineți minte, știrile de ultimă oră sau zilele grele de știri le-ar putea împiedica să vină în ultimul moment. Nu doriți să le pese pentru a vedea dacă vin, chiar și în ziua evenimentului când stați acolo așteptând reporteri să apară.

De asemenea, doriți să urmăriți ora la care efectuați apelul. Apelează la 10 minute înainte de ora 17:00. ar putea părea ca sfârșitul zilei pentru tine, dar pentru un producător care este de 10 minute până la o știre de noapte. Cele mai bune momente de apel sunt, în general, în jurul valorii de 10 a.m., și între orele 1 și 2:30.

Planificați-vă cu atenție timpul evenimentului

Toată lumea lucrează la termene. Ziarele au stabilit momentele în care au pus problema de a doua zi în pat. Aceasta înseamnă că dacă vin la evenimentul dvs. la ora 17:00. joi, acoperirea poate să nu apară până sâmbătă.

În general, posturile TV au dimineața, amiază, 5, 6, 10 și / sau 11 dimineața. buletine de știri în timpul săptămânii, în funcție de piața TV. Obțineți acoperire dacă evenimentul dvs. media începe la ora 4:00. ar putea fi foarte complicat. Ei nu vor merge doar în mașina lor de știri și vor conduce ca nebun să-și ia benzile în aer cu 5. Există un scenariu care trebuie scris și o bandă care trebuie editată.

Planificați-vă timpul evenimentului astfel încât să nu fie convenabil doar pentru reporteri, ci și să vă sporească șansele de a vă expune mai rapid.

Nu încercați și faceți totul

Așa cum este tentant pentru a deveni un regizor, nu spuneți reporterului, fotografilor sau videografilor ce fotografii doriți să obțină. Vrei să stabilești un anumit raport cu ei și să începi o relație cu ziarul sau postul de televiziune. Nu vei câștiga niciun prieten, spunându-i cum să-și facă treaba.

Faceți-o ușor să intri (și să ieșiți)

Dacă țineți evenimentul la stația dvs. de 50.000 de metri pătrați și zona pe care o permiteți să se afle în partea din spate a clădirii, asigurați-i accesul cât mai ușor posibil. Nu le oferiți parc în fața clădirii și apoi lufați echipamentul până la spate dacă îl puteți ajuta. Dacă există o modalitate de a conduce în spate, permiteți mass-media să cunoască direcțiile de conducere în comunicatul de presă și să marcheze clar modul în care acestea sosesc.

De asemenea, doriți să vă gândiți la ce zonă a instalației dvs. este strict limitată. De exemplu, dacă nu puteți evita o plimbare lungă, doriți într-adevăr ca mass-media să meargă prin întreaga dvs. clădire cu camerele de luat vederi? Asta nu înseamnă că vor începe să filme orice vor. Dar multe companii au politici stricte în legătură cu locurile în care aparatele de fotografiat și cei care nu sunt angajați pot merge din motive de proprietate.

Luați în considerare Visuals

Gândiți-vă la vizuale cu atenție. Oferiți mass-media cât mai multă experiență practică. Vorbind despre un produs timp de o jumătate de oră și apoi referindu-se la imaginea din broșură, este ceva ce mass-media nici nu trebuie să se arate. Rețineți că aceștia transmit perspectivele clienților dvs. potențiali (spectatorii sau cititorii lor), deci este important să vă păstrați atenția publicului pentru a obține acoperirea de care aveți nevoie.

Nu uita un kit de presă

Includeți informațiile despre eveniment și transmiteți-le la suport. Aceste informații îi vor ajuta să scrie povestea, dar vă ajută și să aveți mai mult control asupra știrilor, deoarece îi furnizați informațiile esențiale.

Asigurați-vă că contactul media este disponibil

Nu uitați să puneți la dispoziție contactul dvs. media pentru întrebări. Dacă un reporter are întrebări suplimentare, trebuie să fie capabil să blocheze rapid contactul media. Asigurați-vă că includeți numărul de telefon al contactului media și orice alte informații de contact din setul dvs. de presă.

Utilizați angajații cu experiență

Nu trebuie să limitați purtătorii de cuvânt al evenimentului la propriul contact media. Dacă un angajat poate da un sunet mai bun deoarece are mai multă experiență în curs de dezvoltare și de lucru cu un anumit produs, cu toate mijloacele, îl pune la dispoziție pentru întrebări.

Pregătiți-vă declarația în prealabil

Dacă intenționați să vorbiți pe aparatul de fotografiat sau la un reporter de ziare, gândiți-vă la ceea ce vreți să spuneți înainte. Vă poate ajuta să aveți un prieten care nu este familiarizat cu afacerea dvs. pentru a vă citi setul de presă și pentru a pune întrebări. De la aceste întrebări, precum și de la un anumit tip de brainstorming al tău proprii, vino cu o listă de răspunsuri. Nu vrei să sune repetat, dar nu vrei să suni nepregătit sau să spui "Umm …" fie foarte mult.

De asemenea, doriți să luați în considerare diferitele tipuri de medii. Ziarul are nevoi diferite de televiziune și invers. Un reporter de ziar ar putea să vă pună întrebări care diferă mult de un reporter TV. Fiecare mediu are modalități diferite de a vă prezenta știrile, astfel încât acestea să aibă nevoie de tipul cel mai potrivit pentru audiență.

Ce Dacă reporterul nu arată?

Postul sau ziarul poate trimite foarte bine un fotograf sau un videoist în locul unui reporter. Asta nu înseamnă că povestea ta nu este importantă pentru ei. Nu ar fi acolo dacă nu au de gând să ofere o acoperire a povestii tale, așa că tratează cine se arată foarte bine.

În cazul în care un videoist îi luggeste uneltele, nu-i dați imediat un set de presă. Oferă-l să-l ducă până când a reușit să obțină fotografiile de care are nevoie. Tratarea lui sau a ei ca un cetățean de clasa a doua va face înapoi la stație și ar putea afecta șansele de acoperire viitoare.