Gestionați cu ușurință înregistrările de cheltuieli de afaceri

Dacă ați făcut timp pentru a face o listă cu toate sarcinile pe care trebuie să le faceți pentru a vă gestiona afacerea și apoi le-ați ordonat în ceea ce privește cât de mult le plăcea să le faceți, unde ar veni cheltuiala gestionarea înregistrărilor? Două sute șaptezeci? Sau chiar mai mic?

Dar, in timp ce majoritatea dintre noi consideram cu siguranta ca managementul inregistrarilor de afaceri este o activitate scut si tind sa-i dea o prioritate mica, managementul bun al inregistrarilor nu numai ca face viata noastra mai usoara, dar ne poate oferi o ameliorare reala a stresului la momentul impozitarii. Iată ce puteți face pentru a face ușor gestionarea înregistrărilor:

Țineți-vă afacerea și cheltuielile personale separate

Sună ușor, nu-i așa? Dar aceasta este partea de gestionare a înregistrărilor care face excursii la majoritatea oamenilor. Dacă luați un potențial client afară pentru o rundă de golf, de exemplu, este vorba despre o cheltuială personală sau o cheltuială de afaceri? (Răspunsul este personal, deoarece taxele green nu sunt cheltuieli de afaceri deductibile.) Vehiculele pe care le folosiți atât din motive personale, cât și din motive comerciale sunt o altă problemă perenă. Trebuie să știți ce se califică drept cheltuieli legitime de afaceri și ce nu este și asigurați-vă că înregistrările dvs. de afaceri reflectă acest lucru cu exactitate.

Obțineți o documentație suficientă pentru toate cheltuielile de afaceri

Mulți oameni de afaceri fac greșeala de a gândi că "listele" sunt suficient de bune pentru scopurile de gestionare a înregistrărilor. De exemplu, aceștia au o listă de achiziții în declarațiile cărților lor de credit și cred că sunt destul de bune în ceea ce privește revendicarea acestor achiziții ca cheltuieli de afaceri.

Din păcate, CRA (Canada Revenue Agency) este mai solicitantă. Nu acceptă declarații ale cardurilor de credit sau cecuri anulate ca documentație suficientă pentru cheltuieli atunci când o factură sau o chitanță ar fi în mod normal emise. IRS este mai iertător și, în lipsa unei chitante, va accepta, în general, declarațiile de carduri de credit și cecurile anulate ca dovadă a creanțelor de cheltuieli.

În ceea ce privește păstrarea înregistrărilor, trebuie luate în considerare două aspecte:

Intotdeauna primesti o chitanta. Obțineți obiceiul de a cere o chitanță ori de câte ori faceți o achiziție - indiferent cât de mic. Se adaugă și cheltuieli mici și aveți nevoie de documentația pentru înregistrările dvs. de afaceri.

Etichetați chitanțele, dacă este necesar. Încă există companii în jurul cărora se distribuie chitanțe care nu au nimic pe ele, cu excepția datei la care produsul a fost cumpărat și a costului acestuia - ceea ce nu este foarte util atunci când priviți la o chitanță care încearcă să dau seama ce element în cauză a fost și ce categorie de cheltuieli de afaceri se potrivește.

Când primiți o chitanță, uitați-vă la ea și scrieți informațiile lipsă / relevante despre ea, cum ar fi cea pentru care se face chitanța și categoria de cheltuieli.

Obțineți un cont bancar separat pentru compania dvs.

În timp ce comisioanele pentru conturile bancare de afaceri sunt notorii în comparație cu conturile personale, un cont bancar de afaceri este absolut necesar pentru o bună gestionare a înregistrărilor de afaceri. Un cont bancar de afaceri vă ajută să vă păstrați afacerea și cheltuielile personale separate. Veți depozita toate veniturile companiei în contul de afaceri și veți retrage toate cheltuielile sau plățile legate de afaceri din contul de afaceri numai.

Ce fel de cont bancar de afaceri ar trebui să obțineți? Un cont de verificare - de preferat unul care oferă declarații lunare și vă returnează cecurile anulate.

Verificările de afaceri vă ajută să ușurați gestionarea înregistrărilor, deoarece puteți utiliza linia de memo pe fața fiecărui cec pentru a documenta scopurile afacerii.

Să aveți și să utilizați un card de credit separat pentru cheltuielile de afaceri

Utilizarea cardurilor personale de credit în scopuri de afaceri vă va lăsa rapid într-un mlaștină de gestionare a înregistrărilor. Un card de credit de afaceri simplifică foarte mult managementul înregistrărilor dvs. de afaceri, ajutând la păstrarea separată a cheltuielilor personale și de afaceri. (De asemenea, vă ajută să faceți afacerea să arate mai profesionist.)

Păstrați un jurnal de kilometraj al călătoriei dvs. de afaceri

Dacă utilizați oricare dintre vehiculele dvs. în scopuri de afaceri, un jurnal de kilometraj va fi un mare ajutor în gestionarea înregistrărilor. Rețineți citirea kilometrajului (kilometraj) pe kilometraj la începutul anului și introduceți kilometrajul după dată de fiecare dată când utilizați vehiculul în scopuri comerciale. Menținerea jurnalului de kilometraj în torpedoul mașinii dvs. va face acest lucru ușor. Dacă aveți mai multe vehicule pe care le utilizați în scopuri comerciale, păstrați un jurnal de kilometraj în fiecare.

Păstrați toate înregistrările dvs. de afaceri pentru un anumit an fiscal

Având înregistrările dvs. de afaceri împrăștiate peste tot este o pierdere de timp real atunci când vine vorba de contabilitate sau de pregătire a impozitelor dvs., și organizarea sistemului dvs. de gestionare a înregistrărilor de afaceri de anul fiscal va face mult mai ușor să găsiți înregistrările de afaceri aveți nevoie atunci când aveți nevoie lor.

Păstrați înregistrările de afaceri pentru durata corectă a timpului

Din anumite motive, se pare că există o mare confuzie cu privire la cât timp trebuie să vă păstrați înregistrările de afaceri. În scopuri fiscale, "dacă vă depuneți declarația la timp, păstrați-vă înregistrările pentru cel puțin șase ani de la sfârșitul anului fiscal la care se referă". Această perioadă de șase ani începe de la ultima utilizare a înregistrărilor comerciale, nu de la momentul în care a avut loc tranzacția.

Pentru declarațiile fiscale din S.U.A., "păstrați înregistrările pentru 3 ani de la data la care ați depus returnarea inițială sau 2 ani de la data la care ați plătit impozitul, oricare dintre acestea este mai târziu dacă depuneți o cerere de credit sau de rambursare după ce ați depus returnarea. Păstrează înregistrările pentru 7 ani dacă depuneți o reclamație pentru o pierdere din titluri de valoare sau deducerea datoriilor neplacute ".

Software de contabilitate face ușor

Cu ușurința utilizării, accesibilitatea de la dispozitivele mobile și costurile reduse, pachetele de software de contabilitate pentru întreprinderi mici, bazate pe nor, pot simplifica foarte mult gestionarea înregistrărilor. Pentru vânzători de software de aproximativ 10 USD pe lună, cum ar fi FreshBooks și Zoho, oferă pachete de bază de pornire potrivite pentru persoanele care desfășoară activități independente, inclusiv facturarea, urmărirea cheltuielilor și raportarea simplă. Gândiți-vă la avantajele de a putea, de exemplu, să trimiteți o factură direct de pe telefonul dvs. smartphone, să faceți o poștă de primire a unui pranz cu un client și să o înregistrați ca pe o cheltuială sau să urmăriți timpul facturat cu un cronometru încorporat.

Aceste opt lucruri pe care le puteți face pentru a vă facilita gestionarea înregistrărilor nu sunt dificile. Ca o mulțime de afaceri administrative legate de conducerea unei afaceri, ei doar necesită stabilirea de obiceiuri bune și persistență. Dar dacă aplicați aceste reguli acum și urmați, veți vedea o diferență enormă, următorul timp de impozitare, iar contabilitatea dvs. va fi mai ușoară pe tot parcursul anului.