Un ghid pentru tarifarea pachetului de conferințe și întâlniri

Spre deosebire de Statele Unite, este o practică obișnuită ca hotelurile europene să ofere pachete de conferințe și întâlniri corporative ca opțiuni pentru planificatorii de evenimente care organizează seminarii, conferințe și alte întâlniri la hotel. Ideea din spatele serviciilor de ambalare a evenimentelor corporatiste este de a combina toate elementele diferite ale spațiului pentru sălile de întâlniri, alimente și băuturi și nevoile audio-vizuale într-un pachet de întâlniri pentru un tarif plat zilnic pe bază de participant. Nu numai că această practică poate fi în general mai eficientă pentru cei implicați în planificarea evenimentului, ci face ca gestionarea și prezicerea costurilor asociate locației să fie un proces mult mai simplu.

În Statele Unite, pe de altă parte, este încă mult mai frecvent ca hotelurile să construiască elementul rând pentru costurile conferinței după elementul rând pe baza nevoilor detaliate și personalizate ale fiecărei întâlniri sau evenimente. Deși practica permite planificatorului de evenimente să aibă un control mai mare asupra fiecărui detaliu al evenimentului, acesta creează frecvent comenzi complicate de eveniment de banchet și mai multe dificultăți în gestionarea costurilor și a bugetului general al evenimentului.

Deși modul în care actorii majori din industrie continuă să schimbe modul în care își desfășoară activitatea, modelul european și modelul american continuă să reflecte aceste diferențe în ceea ce privește abordarea evenimentelor de conferințe și corporative. Pentru o scufundare mai profundă, să aruncăm o privire asupra a două exemple de evenimente corporative și de conferințe: unul din fostul Palat Fira din Barcelona (exemplul european) și celălalt la Wynn Resorts din Las Vegas (exemplu american).

Exemplu de pachete de conferințe și întâlniri

Ratele de ambalare zilnice sunt populare în Regatul Unit și și-au parcurs drumul spre Europa continentală. "Piața din Marea Britanie a fost prima care a cerut acest tip de pachet și întotdeauna încercăm să ne adaptăm propunerile pentru a satisface nevoile clienților noștri", explică fostul director general al Fira Palace din Barcelona (acum Crowne Plaza Barcelona), o afacere hotel care este popular printre evenimentele corporative și planificatorii întâlnirilor care organizează întâlniri internaționale.

Hotelul Clientele

Înapoi, când Crowne Plaza Barcelona funcționa încă ca Palatul Fira, aproximativ 20% dintre clienții hotelului erau din Spania. Restul clientelei anuale a venit din Marea Britanie (19%), SUA (17%), Franta (7%), Italia (6%), Japonia (4%) si Germania (4%). În plus, aproximativ jumătate din evenimentele de afaceri găzduite au fost din industria farmaceutică cu restul, inclusiv clienții din domeniul tehnologiei, alimentelor și băuturilor, al băncilor și al industriei auto.

Cererea de prețuri pentru pachetul de conferințe

În acest timp, pachetul zilnic de întâlniri de la Fira Palace a inclus utilizarea sălii de ședință, pauza de cafea, pranz, ecran și multe altele. Pachetul (ele) de întâlnire disponibil (e) conținea, în esență, tot ceea ce un planificator ar fi trebuit să includă într-o întâlnire.

Pe măsură ce industria a evoluat, cererile de pachete de conferințe și întâlniri au continuat să se schimbe în timp. Inițial, planificatorii evenimentelor corporative cereau prețuri convenționale pentru conferințe pentru sălile de întâlniri și alimente și băuturi. În timp, aceste solicitări s-au extins pentru a include și alte elemente, cum ar fi ecrane, acces la Internet, flip chart-uri și sisteme de sunet. Dar cererea era în continuare pentru prețuri fixe, ambalate.

Pentru cei care au solicitat camere de oaspeți peste noapte, aceștia au solicitat, de asemenea, o rată specială / negociată pentru cazări în ratele evenimentului general al conferinței. Deși aceste pachete ar acoperi majoritatea necesităților evenimentului, planificatorii ar negocia în continuare cerințele altor evenimente, cum ar fi zona de expoziții, mese de gală, recepții de cocktailuri și alte elemente de pe eveniment.

Pro și Contra abordării europene

Este clar că abordarea în primul rând a Europei în ceea ce privește planificarea conferințelor și stabilirea prețurilor poate fi utilă pentru planificatorii evenimentului din mai multe motive, inclusiv percepția privind economiile de costuri, previzibilitatea costurilor și ușurința prezentării și aprobărilor clienților.

Acestea fiind spuse, o astfel de abordare impune o sarcină sporită hotelului pentru a anticipa nevoile clienților săi, în timp ce se ocupă de propria linie de jos. "Din punctul nostru de vedere, este mult mai ușor să facem evenimente" à la carte ", de fapt operația este mult mai complicată, dar beneficiul pentru noi este satisfacția clienților", spune fostul director general al Fira Palace.

Exemplu de conferințe și întâlniri americane

În timp ce piața europeană este relativ matură cu acceptarea și utilizarea pachetelor de conferințe sau de întâlniri, mai multe hoteluri din S.U.A. ar putea începe să ia în considerare schimbarea modului în care acestea se ocupă de pachete și de conferințe și întâlniri de prețuri. Este deosebit de important acum când planificatorii evenimentului trebuie să facă din ce în ce mai des decizii de întâlnire în termen scurt.

În mai 2009, Wynn Las Vegas și-a luat inițiativa de a introduce trei tipuri de așa-numite pachete de conferințe și de întâlniri all-inclusive pentru piața de întâlniri mai mici, adică cele cu mai puțin de 80 de participanți. Astăzi oferă încă aceste pachete. Ei includ:

• Plenul conferinței de conferințe de zi
• "AM" pachet delegat de jumătate de conferință
• "PM" pachet delegat de conferință de jumătate de zi

La fel ca planificatorii evenimentelor europene s-au așteptat, opțiunile ambalate ale Wynn sunt evaluate la o rată per delegat (adică, participant), inclusiv sala de ședințe, alimente și băuturi, gustări pentru pauze și proiector LCD și ecran.

Ideea ca Wynn să-și dezvolte opțiunile pentru pachetul de conferințe a ieșit din abordarea pieței europene.De fapt, André Link, fostul director de vânzări Wynn, a venit anterior din Europa. "În cea mai mare parte în Europa, acesta este singurul mod în care am vândut întâlniri … A fost foarte rar că am pregătit propuneri à la carte care să includă costuri F & B, închirieri de camere, taxe AV etc.", explică Link.

O schimbare a industriei americane

Odată cu lansarea programului mic de pachete de întâlniri, Wynn Resorts a anticipat că tarifele de conferință ambalate vor fi mai populare pentru clienții lor corporativi, deoarece majoritatea întâlnirilor de asociere au dimensiuni mai mari. Au avut dreptate. De atunci, mai multe lanțuri hoteliere americane de vârf au început să ofere pachete de întâlniri și conferințe corporative care reflectă mai bine modelul european în cazul planificării evenimentelor corporative.

Cu siguranță, tarifele pentru pachetele de întâlniri și conferințe nu vor satisface nevoile fiecărui eveniment. De fapt, majoritatea planificatorilor recunosc că vor renunța la unele preferințe de detaliu pentru programul lor sau vor cere locației să personalizeze pachetul pentru a include elemente suplimentare. Există întotdeauna prudență în ceea ce privește ratele de pachete dacă planificatorii anticipează că programele lor ar putea să funcționeze mai mult decât se anticipase inițial, ceea ce poate genera taxe suplimentare. Dar pentru acei planificatori de întâlniri și evenimente care se uită atent la bugetul lor, aceste pachete de întâlniri și conferințe oferă o previzibilitate clară pentru bugetul conferinței.