Cum de a cumpăra un sistem de telefon de afaceri

Pentru majoritatea organizațiilor, cea mai importantă piesă de echipament de birou este telefonul. Sistemele telefonice de clasă de afaceri încep de obicei să costă câteva mii de dolari, iar prețul crește proporțional cu creșterea dimensiunii sistemului și a numărului de caracteristici pe care le doriți.

Sistemele telefonice de clasă business discutate aici sunt pentru birouri cu zece persoane sau mai mult.

Ce funcții aveți nevoie

Caracteristicile care aduc valoare afacerii dvs. și vă conectează afacerea la lume vor crește costul total al sistemului telefonic. Un agent de vânzări al sistemului de telefonie va încerca să vă vândă toate clopotele și fluierele (asta e treaba lor), dar trebuie să vă uitați la fiecare caracteristică și să decideți dacă va aduce valoare afacerii dvs. sau vă va economisi bani.

Caracteristici de bază

Iată câteva dintre cele mai comune caracteristici care sunt disponibile pe un sistem de telefonie de afaceri. Fiecare marcă este diferită, deci adresați-vă vânzătorului o listă completă de opțiuni.

Însoțitorul auto înlocuiește de obicei un recepționer, prezentând apelanților o listă de opțiuni pentru a-și îndrepta apelul (de exemplu, "Apăsați 3 pentru a vorbi cu cineva din vânzări"). De asemenea, poate permite apelantului să formeze direct extensia unui partid.

• Caracteristici conferințe permiteți conectarea a două sau mai multe extensii pentru a partaja într-o conversație. De obicei, implicit este două. Dacă aveți nevoie de mai mult de două, întrebați ce este numărul maxim de participanți. Unele sisteme permit doar ca extensiile interne să fie conferite. Dacă aveți nevoie de apeluri externe de conferință, întrebați și despre asta.
• Directorul automatizat permite apelanților să caute o extensie a angajatului introducând primele litere ale numelui lor.
• Mesageria vocală permite trimiterea mesajelor pentru angajații care nu sunt disponibili sau la telefon. Unele sisteme pot transmite mesaje de mesagerie vocală la e-mail-ul unui angajat și pot permite echipamentul separat de poștă vocală terță parte să interfereze cu echipamentul lor. În funcție de preț, acest lucru vă poate economisi bani.

• Stare apel este capacitatea de a pune un apel în așteptare în timp ce utilizatorul participă la alte probleme. De obicei inclus în sistem.
• Redirecționare a apelurilor oferă utilizatorului posibilitatea de a retransmite toate apelurile la o altă extensie sau la mesageria vocală temporar.
• Apelare rapida salvează numerele de telefon utilizate frecvent și permite utilizatorului să-l formeze cu un buton sau două. Este un timp util pentru numerele numite frecvent.
• reapelarepermite ca ultimul numit să fie redat cu o simplă atingere a unui buton.
• paginare permite unui utilizator să vorbească printr-un sistem de adresă publică pentru a apela un angajat sau pentru a anunța.

• Muzică în așteptare oferă apelanților dvs. ceva de ascultat în timp ce ei sunt în așteptare. Poate fi muzică sau mesaje preînregistrate care vă fac publicitate.
• Back Up Power va furniza o sursă alternativă de energie electrică timp de 10 până la 60 de minute în caz de întrerupere a alimentării.

Caracteristici avansate

Funcțiile avansate vor adăuga costuri semnificative sistemului total și vor adăuga un cost curent pe întreaga durată de viață a sistemului. Cu toate acestea, acest lucru ar putea fi compensat de reducerea serviciilor de client și de avantajele de economisire a timpului pe care le aduc.

• Locație la distanță permite conectarea simplă a angajaților din afara amplasamentului sau a birourilor mici la distanță, prin simpla alegere a unei extensii interne.
• Găsește-mă / Urmează-mă permite utilizatorilor să transmită telefonul la cerere la un alt telefon, telefon mobil, telefon acasă, secretar etc.
• Integrarea prin telefon a computerului (CTI)permite sistemului de telefon să interacționeze cu un sistem informatic. Exemplele includ abilitatea unui utilizator de a face clic pe un număr de telefon pe ecran și de a forma sistemul telefonic automat numărul (reducerea numărului greșit și economisirea timpului); sau trecerea numărului de telefon al unui client la un computer atunci când acesta sună pentru a extrage contul clientului și a-l afișa pe ecran pentru angajat înainte de a răspunde la telefon. Această opțiune este foarte scumpă.

Cât de mare ar trebui să fie sistemul

Următoarea întrebare pe care trebuie să o răspundeți este locul în care doriți telefoanele. Următoarea listă identifică locurile comune pe care doriți să le găsiți pentru o extensie de telefon:

• Recepţioner
• Fiecare birou
• Fax
• Terminale pentru carduri de credit, porturi de date
• Sală de conferință
• Depozit / depozit
• Spații publice (sala de așteptare, holuri, intrări, etc.)

Apoi, va trebui să determinați câte apeluri telefonice simultane vor intra și ieșiți din birou. Suma totală a apelurilor primite și efectuate în orice moment este numărul de linii (sau trunchiuri) de care veți avea nevoie.

Configurațiile comune sunt 3, 8, 12, 16, 24 sau 48 de linii. Sistemele mai mari au sloturi de extensie, astfel încât să puteți adăuga mai multe linii la o dată ulterioară. Nu uita să ții cont de creșterea viitoare (25% nu este mai puțin frecvent). Important: dacă subestimați acest lucru, apelanții vor primi un semnal de ocupare dacă toate liniile sunt utilizate.

Găsirea unui dealer de sisteme telefonice

Găsirea unui dealer nu este greu. În primul rând, puteți căuta pe Web pentru "Echipamente și consumabile telefonice" pentru a găsi un dealer apropiat de dvs.

Expozițiile de comerț și tehnologie de birou sunt, de asemenea, locuri bune pentru a începe. Nu numai că veți putea să vă întâlniți cu oamenii de vânzări și asistență, dar puteți încerca și un sistem.

În cele din urmă, cea mai bună cale este să întrebați. Adresați-vă oamenilor pe care îi cunoașteți care au o afacere cu un birou. De asemenea, puteți obține evaluarea calității echipamentului și a nivelului de serviciu furnizat.

Calculul costului total

Costul total al sistemului va consta în următoarele componente:

• Unitate de bază / sistem este unitatea care controlează întreaga infrastructură telefonică.Costul depinde de numărul de caracteristici pe care le aveți, de numărul de seturi de telefon pe care le poate gestiona și de numărul de linii care vin de la compania de telefonie.
• Telefoane / Seturi de birou sunt unitățile care stau pe birouri sau sunt atașate la perete. Ele vin în mai multe stiluri, capabilități și prețuri diferite. Prețurile pot varia de la 70 la 1.000 $. Exemplele includ Seturi de bază (cele mai ieftine), de nivel mediu, Executive / High-End, receptoare (cele mai scumpe) și unități de masă de conferințe. Alte opțiuni includ căști fără fir și conexiuni wireless. Cele mai multe telefoane sunt protejate și vor funcționa numai cu un sistem de bază de la acel producător. Dacă înlocuiți un sistem telefonic existent, costul tuturor telefoanelor noi (dacă schimbați brandurile) poate face upgrade la următorul model mai mare, singura soluție accesibilă pe care o aveți.
• Cablarea sunt vasele de sânge ale organizației și nu trebuie marginalizate. Dacă construiți un birou, instalați cabluri suplimentare și recipiente în orice zonă pe care credeți că este posibil să aveți nevoie de un telefon în viitor. Costul va fi o fracțiune din cost, dacă trebuie să vă întoarceți mai târziu și să găuriți găuri în tavane și pereți. Dacă îl instalați într-o clădire cu cabluri existente, trebuie să verificați compatibilitatea cablajului înainte de a semna contractul.
• Instalare și configurare inițială va fi partea cea mai consumatoare de timp a proiectului. Sistemele telefonice nu funcționează corect și, cel mai probabil, va trebui să fie instalate și configurate inițial de un tehnician instruit. Pentru a intra în funcțiune cât mai repede posibil, asigurați-vă că acest lucru este inclus în contract. Alte opțiuni care pot fi negociate sunt întreținerea, modificările viitoare și instruirea angajaților dvs.

Efectuarea deciziei finale

Decizia finală se bazează pe umerii tăi. Agenții de vânzări din sistemul de telefonie pot fi agresivi, dar nu uitați că sunteți "clientul" și sunteți responsabil. Pentru a obține cel mai bun preț pentru sistemul dorit, livrați-vă cerințele mai multor companii și permiteți-le să liciteze pentru proiect. Asigurați-vă că obțineți o propunere detaliată care acoperă toate domeniile prezentate mai sus. Nu veți primi o comparație de mere cu mere, așa că cereți ca prețul caracteristicilor să fie listat separat (sau detaliat, dacă este inclus în pachetul de caracteristici).

Acest lucru vă va permite să determinați ce cauzează diferențele de prețuri. Dacă încă nu sunteți sigur de un lider clar, cereți să vedeți o demonstrație pe site-ul unui client existent. În cele din urmă, comparați propunerile și alegeți una care satisface nevoile dvs., permite creșterea și, cel mai important, vă simțiți mai confortabil.