Definirea achiziției

Definirea achiziției:

Achiziții este furnizarea și achiziționarea de bunuri și servicii pentru uz comercial de la o sursă externă.

Firmele individuale stabilesc politicile de achiziții care guvernează alegerea lor de furnizori, produsele și metodele și procedurile care vor fi utilizate pentru a comunica cu furnizorii lor. De exemplu, întreprinderile au stabilit adesea proceduri pentru solicitarea și evaluarea propunerilor.

Procesul de achiziție implică:

• Identificarea nevoilor clienților și furnizorilor
• Alegerea și pregătirea instrumentelor și proceselor pentru a comunica cu furnizorii
• Pregătirea cererilor de oferte și a cererilor de ofertă
• Stabilește politici pentru evaluarea propunerilor, a cotelor și a furnizorilor

Aceste politici nu se referă numai la corectitudine; acestea abordează și aspecte precum modul în care procesul de achiziție se referă la identitatea și marca unei companii. Dacă, de exemplu, o companie se poziționează ca o companie care se ocupă de mediu, politicile sale de achiziții trebuie să susțină această poziție.

Achiziționarea și achiziționarea

În timp ce mulți oameni folosesc cei doi termeni interschimbabil, cumpărarea este doar un aspect al achizițiilor publice. Altfel, o mare parte din procesul de achiziții trebuie să se fi întâmplat deja înainte de atingerea stadiului de achiziție. Identificarea cerinței, autorizarea solicitării de achiziție, identificarea furnizorilor, negocierea și selectarea vânzătorului trebuie să aibă loc înainte ca etapele achiziționării să aibă loc. Procurify stabilește în mod detaliat ciclul Procure to Pay.

Probleme și tendințe în achizițiile publice

Întreprinderile, desigur, sunt cel mai interesate să obțină cele mai bune produse și servicii de calitate pe care le pot procura la cel mai bun preț în cel mai potrivit timp. Cu toate acestea, nu este singurul lor interes. Deoarece oamenii gravitează spre mărcile pe care le simt că le împărtășesc valorile, întreprinderile sunt, de asemenea, interesate să se asigure că politicile lor de achiziții se încadrează în valorile pe care potențialii clienți le vor găsi atractive. De exemplu, companiile au un interes sporit în politicile de achiziții care sunt considerate corecte, promovând concurența și realizate cu integritatea afacerii.

Dar, de asemenea, mulți depășesc aceste elemente de bază pentru a se asigura că politicile lor de achiziții se aliniază la interesul tot mai mare al publicului pentru idei cum ar fi investițiile etice și protecția mediului.

De exemplu, un număr tot mai mare de întreprinderi practică achizițiile ecologice (cunoscută și sub numele de achiziții ecologice sau achiziții durabile), crearea unor politici care pun accentul pe aprovizionarea și achiziționarea de bunuri și servicii care dăunează mediului mai puțin decât alternativele comparabile.

Politicile de achiziții ecologice includ aprovizionarea cu bunuri sau servicii care au un impact mai redus asupra mediului prin:

• Reducerea deșeurilor
• Diminuarea emisiilor de gaze cu efect de seră
• Conservarea energiei, apei și a solului
• Utilizarea surselor regenerabile de energie
• Nu conțin substanțe toxice sau nu emit poluare

O afacere poate alege să cumpere un produs de la un furnizor deoarece are mai puține ambalaje decât un produs comparabil, de exemplu, sau poate alege un produs deoarece conține material reciclat, în timp ce altul nu.

Lucrări Publice și Achiziții Canada are informații privind achizițiile ecologice pentru a ajuta întreprinderile să identifice produsele și serviciile ecologice disponibile sau să definească cerințele unei afaceri în ceea ce privește considerentele de mediu.

Aplicarea etică este o tendință similară în domeniul achizițiilor, care a câștigat multă atenție în ultimii ani, deoarece mai multe produse sunt produse sau fabricate în țări din lumea a treia, care nu respectă neapărat standardele de muncă etice. Expuse de activiști, practicile abuzive de muncă din industria confecțiilor din țări precum Bangladesh, Indonezia, China și Vietnam au fost foarte dăunătoare imaginii corporațiilor precum Nike și Walmart.

Ca răspuns, Walmart a adoptat o politică etică de aprovizionare pentru lanțurile lor de aprovizionare, iar în 1999 Nike a înființat Asociația de muncă echitabilă (FLA), un grup non-profit care se angajează să îmbunătățească standardele de ocupare a forței de muncă pentru lucrătorii din întreaga lume, practicile de muncă și condițiile de muncă sigure.

Companiile participante pot fi listate la FLA prin respectarea standardelor și practicilor de muncă ale FLA. Nike efectuează acum audituri ale fabricilor și publică un raport de responsabilitate socială corporativă care conține informații despre angajamentele sale față de durabilitatea și practicile corecte ale muncii.

În ceea ce privește aprovizionarea etică, munca echitabilă presupune achiziționarea de bunuri și servicii create într-un mediu în care:

• securitatea lucrătorilor este respectată;
• lucrătorilor i se plătește un salariu echitabil pentru munca lor;
• angajații lucrează ore rezonabile și beneficiază de sănătate;
• nu este folosită forța de muncă pentru copii.

Politicile privind aprovizionarea cu etică cuprind în mod obișnuit atât practici de achiziții ecologice, cât și politici de muncă corecte.

Achiziționarea de fraudă

Prin natura sa, procesul de achiziții se îndreaptă spre infracțiunile cu guler alb, iar creșterea externalizării a agravat problema. De fapt, potrivit studiului PwC Global Survey of Crime Economic 2018, frauda privind achizițiile publice este una dintre cele mai frecvent raportate crimă economică la nivel global. Raportul precizează că 28% dintre organizațiile care furnizează servicii profesionale, 23% din întreprinderile tehnologice și 29% dintre întreprinderile producătoare de produse industriale au prezentat fraude în domeniul achizițiilor.

De asemenea, sondajul relevă o creștere semnificativă a ponderii criminalității economice comise de actorii interni (de la 46% în 2016 la 52% în 2018) și o creștere drastică a proporției acelor infracțiuni atribuite conducerii superioare (de la 16% în 2016 la 24% în 2018). Cu toate acestea, actorii interni au fost oa treia posibilitate decât actorii externi de a fi autori ai celor mai distrugatoare fraude.

Mituirea și rigidizarea ofertelor sunt forme comune de fraudă în achizițiile de bunuri și servicii, la fel ca și în cazul înșelătoriilor din domeniul achizițiilor publice. Una dintre cele mai frecvente este ca o afacere să primească o factură falsă pentru produsele care nu au fost livrate niciodată. Făcătorul speră că afacerea va plăti automat factura.

Întreprinderile se pot proteja de frauda privind achizițiile publice prin:

• Permite doar personalului desemnat și de încredere să trimită comenzi pentru bunuri și servicii
• Nu acceptă oferte de la furnizori necunoscuți
• Refuzarea obiectelor care nu au fost comandate
• Monitorizarea achizițiilor excesive sau repetate ale unor bunuri sau servicii defecte sau de calitate scăzută

De asemenea cunoscut ca si: Managementul achizițiilor.