Sfaturi de gestionare a bugetului pentru noii manageri

Sunt șanse, atunci când cineva este promovat la primul lor rol de conducere, va fi prima dată când gestionează un buget al departamentului.

Majoritatea managerilor noi primesc puțin sau deloc formare formală în ceea ce privește modul de elaborare a unei previziuni bugetare, urmărirea cheltuielilor sau modul de efectuare a ajustărilor la mijlocul anului. Ei primesc de multe ori o foaie de calcul sau un raport de la managerul lor sau departamentul financiar, și se așteaptă să știe cum să o facă sau să învețe prin încercări și erori.

În timp ce "încercarea și eroarea" pot fi o modalitate eficientă de a învăța o nouă abilitate, ar fi mai bine dacă un nou manager nu ar trebui să facă prea multe greșeli dureroase. Iată câteva sfaturi.

Investește timpul să înveți chiar de la început

Nu există timp mai potrivit pentru a pune întrebări "stupide" decât atunci când sunteți ceva nou la ceva și nu ați făcut-o niciodată. Mai bine să întrebați și să petreceți timpul de învățare în avans, decât să așteptați până când cineva trebuie să vă arate greșelile. Solicitați timp managerului dvs. (sau predecesorului dvs. dacă este posibil) pentru a examina filozofia, obiectivele generale, formatul și fiecare element rând. Dacă organizația dvs. are o persoană financiară, cereți-i acelei persoane să petreacă timp și cu dvs. Cei mai mulți vor fi flatat și dispuși să împărtășească experiența lor.

La urma urmei, daca te pot instrui cum sa faci lucrurile in functie de specificatiile lor inainte, vei fi mai putin de dureri de cap pentru ei mai tarziu.

Luați cursul "Finanțe și bugetare pentru manageri non-financiari"

Consultați-vă cu școlile de afaceri universitare locale, sub "Educație executivă". Majoritatea școlilor de afaceri oferă cursuri de unu până la trei zile non-credit. În timpul sau după curs, acordați-vă timp să examinați raportul anual al companiei și să înțelegeți diferitele rapoarte financiare și rapoarte.

Gestionați bugetul departamentului ca și cum ați fi propria afacere

Când lucrăm pentru organizații mari, avem tendința de a trata banii "companiei" cum ar crește pe copaci. Nu este, și acum este treaba ta ca manager să iei proprietatea personală asupra resurselor departamentului tău.

Fii un jucător de echipă

Dacă este posibil, examinați bugetul managerului. Deși este important să vă asumați dreptul de proprietate asupra bugetului, unitatea dvs. face parte dintr-o entitate mai mare. Întrebați managerul dvs. pentru a vă arăta unde se încadrează bugetul dvs. și susține imaginea de ansamblu, precum și interdependența cu colegii dvs. Pot exista momente când un alt departament are nevoie de bani pentru obiective care sunt o prioritate mai mare decât a ta. Nu așteptați să fiți întrebat sau să-l eliminați - fiți proactivi și oferiți-vă ajutor managerului de la egal la egal. Veți fi considerat strategic și colaborativ.

Nu jucați jocuri stupide

Doar pentru că "toată lumea o face", nu înseamnă că nu este prost și rău pentru companie. Un exemplu de joc tipic de bugetare, pe care managerii îl joacă, este "să-l folosești sau să-l pierzi". Atunci când te apropii de sfârșitul anului și bugetul tău se desfășoară sub prognoza ta. În anii precedenți, când ați redirecționat, bugetul dvs. de anul viitor a fost stabilit pe baza acelui an actual. Deci, pentru a nu mai avea bugetul tăiat din nou, mergeți la o chestie de cumpărături, cumpărați, de care nu aveți nevoie sau de stocare, doar dacă aveți nevoie de ea.

Urmăriți-vă cheltuielile lunare și efectuați corecții proactive

Nu presupuneți că "cineva" vă va spune când depășiți bugetul. De fapt, s-ar putea chiar să cereți rapoarte lunare sau să vă urmăriți singuri. Nu așteptați până la sfârșitul anului, când este o surpriză (pentru tine și șeful tău). Până atunci, este prea târziu să investigăm și să facem corecții. Fiți responsabili, măsurați-vă și raportați în mod proactiv managerului dvs.

Fiți transparenți și implicați echipa

Distribuiți-vă bugetul cu echipa, poate chiar dacă i-ați implicat în stabilirea previziunilor. Implicarea echipei dvs. și ajutarea acestora în înțelegerea procesului de bugetare creează un sentiment de proprietate comună și îi încurajează pe angajații dvs. să găsească modalități creative de gestionare a cheltuielilor.

Fii strategic

Nu trebuie doar să luați actuale de anul trecut și să adăugați zece la sută la prognoza de anul viitor. Începeți cu dezvoltarea unei strategii și obiective și apoi determinați resursele necesare pentru atingerea acestor obiective. Dacă aveți nevoie de mai mult de anul trecut, atunci pregătiți un caz de afaceri pentru a justifica solicitarea de finanțare suplimentară.

Nu exagerați

În timp ce gestionați bugetul este un rol important pentru un manager, nu pierdeți niciodată din vedere cele mai importante bunuri: oamenii voștri! Asigurați-vă că petreceți de cel puțin cinci ori mai mult timp în timp ce vă dezvoltați echipa pe care o tratați.