Sfaturi pentru a-ți îmbogăți întâlnirea

Sunteți planificatorul întâlnirii lunare sau periodice a companiei sau departamentului? Ele pot fi plictisitoare dacă nu ești atent. Știți exercițiul. O grămadă de capete de vorbire se aliniază pentru a oferi oamenilor informații despre companie. Da, e cu siguranta o prostie pentru tine pentru tinerea acestei intalniri periodice.

Angajații au nevoie de informații pentru a se alinia direcției strategice a companiei. Ei doresc să știe ce se întâmplă în cadrul companiei, mai ales atunci când informațiile se referă la locul de muncă sau la succesul general al companiei. Ei sunt sincer interesați de ceea ce se întâmplă în diferitele departamente.

Deci, angajații dvs. sunt interesați, dar le dau o pauză de la capetele de vorbire și de la punctele de neegalat. Cele mai eficiente întâlniri le atrag atenția cu întrebări și răspunsuri provocatoare de gândire, audio-vizuale și participare. Aceste sfaturi vă vor aduce succesul.

1. Începeți întâlnirile, prezentările și sesiunile de pregătire cu o activitate de spargere a gheții sau de încălzire. Într-o întâlnire mare sau o întâlnire scurtă, pauza de gheață poate fi o singură întrebare care îi face pe oameni să se gândească și să vorbească cu vecinii lor. Ca exemplu, adresați-vă o întrebare care determină ca oamenii să-și ridice mâinile. Lungimea dispozitivului de spargere a gheții depinde de lungimea întâlnirii dvs., deci planificați cu înțelepciune.

2. Diversificarea metodelor de prezentare. Dacă fiecare vorbitor vorbește cu publicul, în format de curs, capul chiar interesat dă din cap. Cereți oamenilor să vorbească în grupuri mici.

Utilizați materiale audio-vizuale, cum ar fi videoclipuri, diapozitive, prezentări PowerPoint și imagini. Dacă vorbim despre un nou proces de pictură, arătați angajații dvs. înainte și după părțile pictate. Treceți prin sondaje pozitive despre clienți și cărți de comentarii.

3. Invitați vorbitorii invitați pentru participarea și entuziasmul audienței. Clienții dvs. au multe de spus personalului dvs. cu privire la nevoile și cerințele de calitate ale acestora. O organizație client care colaborează cu asociații non-profit și caritabile oferă vorbitori de la organizațiile care primesc donații. Vorbitori din organizațiile pe care angajații dvs. le susțin financiar sunt dinamită.

4. Încurajați întrebările pentru a merge la un dialog. Rugați-i pe oameni să-și scrie întrebările înaintea întâlnirii și în timpul întâlnirii. Permiteți timp pentru întrebări adresate fiecărui vorbitor în timp ce mergeți.

Dacă nu puteți răspunde la întrebare imediat și corect, spuneți-le oamenilor că veți reveni cu ei atunci când aveți răspunsul corect. Dacă întrebările depășesc timpul, programați o întâlnire pe subiect.

5. O tactică de întâlnire adesea trecuta, dar crucială, de succes, este de a cere fiecărui vorbitor să repete cu voce tare fiecare întrebare pe care o cere. Persoana care pune întrebarea atunci știe că vorbitorul a înțeles întrebarea. Alte persoane care participă la întâlnire pot să audă și să știe și întrebarea, nu doar să surprindă întrebarea - poate incorect - de răspunsul vorbitorului.

6. Stabiliți obiective pentru întâlnirea dvs. periodică. Nu puteți prezenta toate aspectele afacerii companiei la o întâlnire de o oră. Deci, decideți problemele importante, în timp util și petreceți timpul de întâlnire asupra lor. Luați în considerare și interesele majorității participanților.

Amintiți-vă că aveți alte metode de comunicare a informațiilor despre companii care includ programe cum ar fi Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype pentru afaceri, Flowdock, email și chat. Comunicarea tuturor informațiilor strategice ale companiei nu trebuie să aibă loc la o întâlnire.

7. Formulează-ți cu atenție agenda. Identificați nevoile și interesele majorității participanților. Începeți cu vestea bună care va face pe participanți să se simtă bine.

8. Variați ordinea vorbitorilor pe ordinea de zi în fiecare lună. Nu vrei ca oamenii să se plictisească de același lucru. Distribuiți elementele de afaceri necesare pe ordinea de zi, astfel încât oamenii să nu ajungă la sfârșitul întâlnirii sau să creadă că elementele finale sunt mai puțin importante.

Un articol din "Wall Street Journal", cu câțiva ani în urmă, a declarat că administratorii din S.U.A. ar economisi 80% din timpul pe care îl pierd în întâlniri dacă au făcut două lucruri în mod corect. Prima a fost întotdeauna să aibă o agendă. Al doilea a fost să înceapă la timp și să se încheie la timp. Voi adăuga că trebuie să permiteți fiecărui vorbitor timpul necesar pentru a-și acoperi tema. Țineți-i până la limita lor de timp - frumos.

9. Organizați mediul fizic astfel încât oamenii să fie atenți la conținutul întâlnirii. Nimeni nu trebuie să stea în spatele sau în partea laterală a difuzoarelor. Asigurați-vă că există scaune pentru toți participanții și dacă este necesară înscrierea, este necesară și o suprafață de scris. Asigurați-vă că vizuale sunt vizibile, și că oamenii pot auzi. Este posibil să aveți nevoie să utilizați un microfon. Aveți posibilitatea să treceți elemente de recuzită sau de probă în jurul camerei pentru vizualizare.

Dacă dimensiunea întâlnirii dvs. a devenit prea mare pentru mediul fizic al sălii dvs. de întâlnire, utilizați tehnologia pentru difuzarea întâlnirii în mai multe locații suplimentare ale sălii de conferințe. În timp ce cu siguranță ați putea transmite fluxul de întâlniri la laptopurile persoanelor fizice, acest lucru neagă impactul pozitiv al team building-ului, încât încurajează participarea cu alți angajați în mai multe locații din sălile de conferințe.

10. Nu subestimati niciodata puterea mancarii la o intalnire. Alimentele relaxează atmosfera, îi ajută pe oameni să se simtă confortabil, îi ajută pe oameni să susțină nivelurile energiei pozitive și construiesc camaraderia echipei. Asigurați-vă că satisfaceți nevoile diverse ale grupului dvs. cu mâncarea pe care o serviți. Ca un exemplu, oferiți fructe și iaurt în plus față de gogoși. Oferiți câini calzi vegetarieni și kosher cu frankii obișnuiți.

Ce aveți nevoie pentru o reuniune de succes:

• Boxă sau masă pentru difuzoare
• Microfon
• Agendă
• SIDA vizuală
• Cameră video
• Trepied
• Dispozitivul de codificare
• Tehnologie live streaming

Mai multe legate de întâlniri

• Cum să dezvolte o agendă eficientă pentru reuniuni
• Șef de întâlnire: roluri și responsabilități
• Ce sunt procesele de întâlnire și cine le înregistrează?
• Care este scopul unei echipe?