Cum se selectează difuzorul perfect

Unul dintre cele mai importante elemente de divertisment pentru un eveniment este selectarea unui mare vorbitor principal și a altor prezentatori pentru ordinea de zi. Atunci când angajează un difuzor extern pentru a-și îndeplini rolul, planificatorii evenimentelor pot contracta direct cu un vorbitor profesionist sau se pot baza pe expertiza unui birou de vorbitori. Fie că este vorba de un executiv intern, de lider în industrie sau de un vorbitor profesionist, un program de succes va identifica vorbitorii la începutul procesului de planificare.

Sfaturi de la un expert

Diane Goodman, președinte al Biroului Speakers Goodman, Inc. din Windsor, CT este un lider recunoscut în industria de a oferi vorbitori profesioniști și recunoscuți la nivel național și de divertisment pentru evenimente corporate și de organizare. Este autorul expertului Supraviețuiți căutării: Cum să vizați și să alegeți cel mai bun difuzor profesionist, un primer de 12 pagini pentru planificatorii de întâlniri și evenimente.

Goodman a structurat ghidul ca pe o listă de sfaturi utile și întrebări pe care începătorii și planificatorii de întâlniri experimentați ar trebui să le adreseze intern înainte de a ajunge să angajeze sau să aleagă un vorbitor.

Ce trebuie să faceți înainte de a selecta un difuzor principal

În primul rând, ca și în cazul oricărui eveniment, planificarea în avans este întotdeauna utilă și, uneori, critică, pentru a ateriza cel mai bun vorbitor pentru evenimentul dvs. Este mult mai ușor să vă asigurați cei mai buni vorbitori planificând cel puțin șase până la 12 luni înainte de eveniment. Norma pentru rezervarea unui vorbitor profesionist sau bine cunoscut a fost un an. Desigur, acest lucru nu este întotdeauna rezonabil sau realist, iar astăzi, se știe că rezervările se fac doar cu câteva luni în avans. Dacă o puteți ajuta, nu vă lăsați în panică în timpul crizei.

Îți vei mulțumi mai târziu.

Deci, pentru a fi suficient de pregătit pentru a începe căutarea unui vorbitor cheie, Goodman recomandă următorii pași să fie la fiecare eveniment și lista inițială de verificare internă a planificatorului întâlnirii:

1. Determinați logistica / programarea întâlnirilor
2. Înțelegeți publicul
3. Capturați obiectivul întrunirii
4. Definiți așteptările vorbitorului
5. Benchmark succes

Numai odată ce aceste sarcini sunt gândite prin (și poate altele specifice evenimentului sau întâlnirii dvs.), ar trebui să începeți căutarea de vorbitori principali. Un vorbitor principal poate juca mai multe roluri diferite pentru o conferință sau întâlnire. Întâlnirea dvs. necesită un vorbitor corporativ sau publicul dvs. va fi mai bine deservit de un vorbitor inspirat sau motivat? Trecerea prin această listă de verificare nu numai că va oferi un cadru mai bun din care să vă desfășurați căutarea vorbitorilor, dar vă va ajuta să vă economisiți timp pe back-end în obținerea aprobării interne la prima dvs. alegere de vorbitor.

Ce trebuie să faceți în timpul căutării difuzoarelor principale

Odată ce cunoașteți direcția conceptuală a întâlnirii, veți avea o experiență mai bună găsind un vorbitor cheie. În cazul în care cei mai mulți planificatori de evenimente se blochează nu se află în procesul de căutare și selecție, ci mai degrabă în negocierea onorariilor principale ale vorbitorilor.

Spectatorii profesioniști cu o carte publicată pot să conducă companii în valoare de peste 10 000 $ la 20 000 $, fără a include costurile de călătorie pentru un eveniment. Un autor de succes din New York Times, pe de altă parte, poate să colecteze până la 40.000 de dolari pe angajament de vorbire. În timp ce aceste numere se pot simți extraordinar de ridicate pentru planificatorii de evenimente noi în spațiul principal al vorbitorilor, trebuie să abordați taxele relativ. Cum se compară taxa vorbitorului pentru a spune costul micului dejun dimineață sau numărul de persoane așteptate la întâlnire?

Linia de fund

Deoarece planificatorii evenimentelor servesc ca aspect intern și extern al întâlnirii de afaceri, acest tip de abordare structurată a selecției vorbitorilor va ajuta la obținerea aprobărilor interne necesare pentru un buget, precum și la mutarea unui program înainte.

Când planificați o întâlnire, se întâmplă să apară unul din cele două scenarii: data sedintei de afaceri este aprobată fără conținut, sau data întâlnirii de afaceri nu este aprobată fără conținut confirmat.

Abordarea lui Goodman recomandă planificatorilor de evenimente să aibă o înțelegere aprofundată a întâlnirii, cine va participa, ce mesaje sunt comunicate, ce fel de vorbitor este necesar și ce a lucrat în trecut.

Acești pași, împreună cu o anumită flexibilitate de programare și o planificare avansată, vor avea ca rezultat un program de succes.