Cum funcționează reconcilierile bancare și de ce sunt importante

Când efectuați o reconciliere bancară, comparați înregistrările dvs. financiare interne cu înregistrările furnizate de bancă. O reconciliere lunară ajută la capturarea și identificarea oricăror tranzacții neobișnuite care ar putea fi cauzate de fraude sau erori contabile, mai ales dacă afacerea dvs. utilizează mai multe conturi bancare.

Reconciliere bancară

Pentru a vă reconcilia conturile, comparați înregistrarea internă a tranzacțiilor și a soldurilor dvs. cu extrasul lunar de cont bancar. Treceți fiecare tranzacție individual, asigurându-vă că sumele se potrivesc perfect și notează diferențele de investigat.

De asemenea, veți dori să vă asigurați că declarațiile dvs. din contul bancar vă arată un sold la sfârșitul contului care este în concordanță cu înregistrările dvs. interne sau că aveți explicații specifice pentru această diferență.

Procesul poate fi la fel de formal sau informal pe cât doriți, iar unele companii creează o declarație de reconciliere a băncilor pentru a-și documenta rezultatele. Dacă nu faceți acest proces lunar, îl puteți efectua zilnic, trimestrial sau orice altă perioadă pe care o alegeți.

Sistemul dvs. contabil ar trebui să permită accesul la toate datele de tranzacție de care aveți nevoie sau să aveți datele dvs. într-un registru verificat manual. Banca dvs. vă poate oferi acces online la contul dvs., permițându-vă să vizualizați și să descărcați periodic tranzacții pentru comparație.

Dacă sunteți familiarizați cu echilibrarea cecului de cec, atunci sunteți deja familiarizați cu reconcilierea bancară. În mod esențial, faceți același lucru din același motiv.

Este normal să observi diferențe minore datorate calendarului, inclusiv elemente care nu au lichidat banca, însă ar trebui să puteți explica cu ușurință aceste diferențe. De exemplu, puteți scrie un cec unui furnizor și puteți reduce soldul contului în consecință, însă banca dvs. va afișa un sold mai mare până când va ajunge în contul dvs. Acestea sunt, de asemenea, cunoscute ca verificări restante.

De asemenea, o plată electronică automată s-ar putea să vă afecteze contul cu o zi înainte sau după sfârșitul lunii și probabil că v-ați așteptat să o vedeți într-o lună diferită. Atâta timp cât poți răspunde cu ușurință la aceste discrepanțe, probabil că nu trebuie să-ți faci griji. Pentru mai multe detalii despre proces, împreună cu șabloanele de eșantionare (în format electronic și pe hârtie), consultați cum să echilibrați un cont bancar.

Importanța reconcilierii

O revizuire regulată a conturilor dvs. vă poate ajuta să identificați problemele înainte ca acestea să nu mai fie disponibile. Nu veți beneficia de protecție pentru conturile băncilor de afaceri, așa cum ați face pentru conturile de consum în conformitate cu legislația federală, ceea ce înseamnă că puteți conta pe bancă pentru a acoperi frauda sau erorile din contul dvs.

Prindeți frauda înainte de a fi prea târziu

Efectuați semne de fraudă asupra priorității dvs. atunci când reconciliați tranzacțiile efectuate în contul dvs. bancar.

• Au fost cecuri legitime pe care le-ați emis duplicat sau schimbat, rezultând mai mulți bani lăsând contul dvs. de verificare?
• Cecurile au fost emise fără autorizație?
• Există transferuri neautorizate din cont sau cineva a făcut retrageri neautorizate?
• Contul are depozite lipsă?

Preveniți problemele administrative

De asemenea, reconcilierea contului dvs. vă ajută să identificați problemele de gestionare a contului sau administrative care necesită atenție. De exemplu, este posibil să reevaluați modul în care gestionați fluxul de numerar și conturile de încasat sau, eventual, modificați sistemul de evidență a contabilității și procesele contabile pe care le utilizați.

Procesele potrivite pentru gestionarea tranzacțiilor bancare au ca rezultat următoarele:

• Știind cât de mult bani ai în conturile tale
• Evitarea verificărilor (sau efectuarea de plăți electronice eșuate) partenerilor și furnizorilor
• Evitarea taxelor bancare pentru fonduri insuficiente sau folosirea liniilor de credit atunci când nu aveți nevoie
• Știind dacă plățile clienților au revenit sau au eșuat și dacă este necesară o acțiune
• Urmăriți verificările dvs. restante
• Asigurați-vă că fiecare tranzacție este introdusă corect în sistemul dvs. contabil
• Prindeți orice eroare bancară

Cel mai bun moment pentru reconciliere

Este înțelept să vă revizuiți conturile cel puțin lunar. Pentru afacerile cu volum mare sau pentru situațiile cu un risc mai ridicat de fraudă, este posibil să fie necesar să vă reconciliați tranzacțiile bancare chiar mai des. Unele afaceri își reconciliază conturile bancare zilnic.

De asemenea, puteți crea protecție în conturile dvs. bancare, iar banca dvs. poate oferi idei utile. De exemplu, multe bănci oferă o soluție numită Pay Positive, care împiedică banca dvs. să aprobe plățile din contul dvs., cu excepția cazului în care le-ați notificat anterior despre plată.