Cum se scrie și trimite mesaje de e-mail profesionale

Ori de câte ori trimiteți mesaje de e-mail profesionale, este foarte important să vă asigurați că mesajul este perfect. Nu doriți să aruncați o ocazie prin a face greșeli - fie în modul în care trimiteți e-mailuri, fie în modul în care îi țineți evidența. Citiți mai departe pentru a afla cum să scrieți și să trimiteți mesaje de e-mail profesionale de top.

De ce doriți să trimiteți un e-mail profesionist? Există o serie de motive. Puteți trimite scrisoarea de intenție unui potențial angajator, o scrisoare de mulțumire unui coleg care a acceptat să fie o referință, o scrisoare de demisie către șeful dvs. actual sau o cerere de scrisoare de recomandare.

Este posibil să aveți și alte motive pentru trimiterea de e-mailuri non-personale și, de fapt, este o idee bună să vă asigurați că e-mailurile dvs. sunt organizate și profesionale.

Iată ce trebuie să includeți în mesaje, ce să nu includeți și cum să închideți, să semnați și să trimiteți mesajele dvs. de e-mail.

Linii directoare pentru e-mailul profesional

Examinați acești pași pentru a scrie un e-mail profesionist de înaltă calitate și veți avea întotdeauna o impresie bună asupra destinatarului:

• Linia de subiect: Linia subiectului trebuie să transmită în mod concis scopul tău de a scrie. Subiectul dvs. poate fi la fel de simplu ca și "Mulțumesc" sau "Solicitare de recomandare".
• Salut: Chiar dacă scrieți un email foarte scurt, includeți un salut. Dacă știți numele persoanei, includeți-o. Dacă nu sunteți pe bază de nume cu persoana, sunați-i după titlu.
• Lungime: Păstrați-vă emailul cât mai concis posibil. Oamenii tind să schimbe e-mailurile lungi, deci includ doar informații esențiale.
• Stilul fontului: Evitați fonturile ornamentate, jucăuș sau colorate; acestea distrag atenția pur și simplu destinatarul din mesajul dvs. real. Evitați suprasolicitarea cu caractere aldine și cu caractere italice, care fac ca un e-mail să arate aglomerat. Nu scrie nici prin toate literele majuscule; acest lucru se întâmplă ca fiind supărat sau suprasolicitat într-un e-mail.

• emoticoane:Nu includeți emoticoanele într-un e-mail profesional; salvați-le pentru corespondență personală.
• Ortografie și gramatică: Doar pentru că scrieți un e-mail nu înseamnă că ar trebui să fiți prost despre ortografie și gramatică. Editați-vă cu atenție e-mailul înainte de al trimite. Un mesaj fără erori indică destinatarului că e-mailul dvs. ar trebui luat în serios.
• Închidere:Deconectați-vă cu un scurt mesaj "Mulțumesc", "Cel mai bun" sau o altă trimitere simplă, apoi numele dvs. Majoritatea conturilor de e-mail vă permit să încorporați în fiecare e-mail o semnătură cu numele, titlul și informațiile de contact. Este o modalitate teribilă de a face fiecare corespondență mai profesională.

Sfaturi suplimentare

Odată ce ați scris adresa dvs. de e-mail, treceți prin toți acești pași înainte de a da clic pe butonul "Trimiteți":

• Asigurați-vă că mesajul dvs. este complet:Verificați dublu pentru a vă asigura că este completat rândul Subiect al e-mailului dvs., ați inclus o semnătură, trimiteți mesajul persoanei de contact potrivite și ați completat Bcc câmp pentru a trimite o copie pentru tine, astfel încât să aveți o înregistrare a mesajului de e-mail.
• Dovada Email-ul dvs. Mesaj:Înainte de a lovi trimite, asigurați-vă că verificați ortografia și verificați gramatica și capitalizarea. Ele sunt la fel de importante în corespondența de căutare a posturilor de e-mail, deoarece sunt într-o scrisoare de hârtie.
• Trimiteți un mesaj de test pentru e-mail:Înainte de a trimite efectiv e-mailul, trimiteți-vă mai întâi mesajul pentru a verifica dacă funcționează formatarea și că nimic nu pare a fi în afara locului. Dacă totul arată bine, continuați și trimiteți e-mailul companiei sau persoanei pe care o contactați.
• Trimiteți o copie a mesajului de e-mail către dvs.:Folosește Bcc pentru a trimite o copie a mesajului de poștă electronică către dvs., astfel încât să aveți o evidență a momentului în care ați trimis mesajul și la cine l-ați trimis. De asemenea, puteți găsi aceste informații în dosarul trimis.
• Trimiteți-vă copiile:Cu multe programe de e-mail puteți trimite foldere pentru a facilita găsirea oricăror e-mailuri importante din trecut. Configurați un dosar pentru toate e-mailurile pentru căutarea de locuri de muncă și trimiteți-vă copiile mesajului de e-mail pe care îl trimiteți în dosarul de căutare de locuri de muncă.

Verificați-vă e-mailul în mod regulat

Timpul este esențial când căutați un loc de muncă, deci este important să verificați periodic și frecvent e-mailul, astfel încât să nu pierdeți nici o oportunitate importantă. Cel puțin, verificați-vă e-mailul în dimineața și în după-amiaza devreme, astfel încât veți avea timp să răspundeți prompt la mesajele pe care le primiți.

Aceste zile, având un telefon inteligent, vă pot face ușor să verificați mesajele de e-mail oriunde v-ați afla și ori de câte ori doriți - fără să vă mai mișcați peste computer. De fapt, puteți primi notificări pentru mesaje noi de e-mail, astfel încât să le puteți citi de îndată ce vă apasă în căsuța de e-mail.