Cum să păstrați un jurnal al CRA de kilometraj pentru costurile vehiculului

Dacă ați utilizat unul sau mai multe dintre vehiculele dvs. pentru a obține venituri din afaceri în cursul anului trecut, puteți solicita cheltuielile aferente ca cheltuieli de afaceri pentru impozitul pe venit în S.U.A. și în Canada, utilizând un jurnal de kilometraj. Dar, ca întotdeauna, dacă doriți să deduceți aceste cheltuieli, trebuie să vă puteți fundamenta afirmația cu dovezi sub forma unei jurnale de kilometraj pentru automobile.

Cum să păstrați un jurnal de kilometraj

Atât Serviciul de venituri interne (IRS), cât și Agenția de venituri din Canada (CRA) afirmă că păstrarea unui jurnal de călătorie existent, menținut pentru un an întreg, este cea mai bună dovadă pe care o puteți avea pentru a vă susține creanțele privind cheltuielile cu autovehiculele.

Următoarele informații trebuie înregistrate în jurnalul de bord de fiecare dată când vehiculul este utilizat în scopuri comerciale:

• data,
• punctul de inceput,
• destinatia,
• scopul călătoriei dvs.;
• vehiculul care începe kilometrajul,
• vehiculul terminând kilometrajul,
• numărul total de kilometri (sau kilometri din Canada) determinat.

Jurnalul de eșantionare al probelor

Cartile de istorie a kilometrajului sunt de obicei disponibile la magazinele de birou sau puteti folosi urmatorul model care poate fi copiat intr-un document de birou Word, Excel sau similar, prin selectarea textului si prin copiere / lipire (folosind Windows, conturati textul care va fi selectat cu mouse-ul și apăsați CTRL-C pentru a copia și CTRL-V pentru a lipi).

Numărul de kilometri pe kilometraj / Anul de cheltuieli Anul _____ Odometrul pe 1 ianuarie _____

Data	Începutul kilometrajului	Kilometrajul final	Kilometrajul total	Scopul afacerii	Park $	Taxele de trecere $	Alte $

Urmărirea automată a kilometrajului

Introducerea manuală a informațiilor despre călătorii într-un jurnal de bord este obositoare, mai ales dacă faceți o mulțime de călătorii de afaceri.

Din fericire, există mai multe aplicații de urmărire a kilometrajelor disponibile pentru smartphone-urile Apple și Android care utilizează telefoanele GPS pentru a urmări fiecare mile / kilometru în scopuri comerciale. Pentru o mică taxă lunară, aplicația va înregistra informațiile despre călătoria dvs. de afaceri și vă va permite să descărcați un rezumat al kilometrajului pentru declarația dvs. fiscală.

Unele dintre cele mai populare aplicații de urmărire a kilometrajului includ:

• MileIQ (IOS și Android)
• Jurnalul de cheltuieli pentru kilometri (numai IOS)
• TripLog (IOS și Android)
• QuickBooks (urmărirea kilometrajului este inclusă în QuickBooks Self-Employed)

Utilizare de afaceri versus personal

Atât IRS cât și CRA sunt vigilenți cu privire la cererile excesive de folosire a vehiculelor personale în scopuri comerciale - revendicarea majorității sau a întregului kilometraj al vehiculului dvs. pentru utilizarea în scopuri comerciale este o modalitate sigură de a atrage o atenție sporită din partea autorităților fiscale și un posibil audit. (Vedeți 10 steaguri roșii care vor fi auditate de compania dvs. mică din Canada).

Prin urmare, atunci când vine timpul să vă revendicați cheltuielile de afaceri pentru autovehicule, va trebui să știți cât de multe kilometri sau kilometri care nu sunt legate de afaceri și cel mai simplu mod de a face acest lucru este să aflați câte kilometri sau kilometri condus pe parcursul anului prin compararea lecturii kilometrajului vehiculului dvs. la sfârșitul anului fiscal cu ceea ce a fost la începutul anului.

Apoi, odată ce aveți datele dvs. pentru anul, pentru a calcula cererea de cheltuieli cu autovehiculul dvs., trebuie să calculați toate kilometri / kilometri pe care i-ați condus pentru utilizarea în mediul de afaceri pe parcursul anului. Utilizarea ta personală este atunci kilometrajul total pentru anul, minus kilometrajul de afaceri.

Utilizare de afaceri versus personal pentru angajați

Angajații care utilizează vehiculele companiei trebuie, de asemenea, să țină evidența kilometrajului condus în scopuri comerciale în comparație cu kilometrajul de utilizare personală. Kilometrajul mobilizat din motive personale este o prestație impozabilă care trebuie inclusă în venitul angajatului. Rețineți că kilometrajul dus și plecat dintr-un loc de muncă obișnuit (altul decât un punct de apel) este considerat a fi naveta și este clasificat ca o utilizare personală.

Asigurați-vă că aveți o politică clară privind utilizarea personală a vehiculelor companiei, inclusiv:

• care poate conduce vehiculul (de exemplu, numai angajat, soț / soție etc.)
• ceea ce este permis pentru uz personal - de exemplu, folosind un camion de companie pentru a tracta un camper sau o barcă
• cum să păstrați înregistrările de kilometraj

Știri bune pentru contribuabilii canadieni - puteți folosi un jurnal simplificat pentru CRA de kilometraj ca dovadă

Agenția de venituri din Canada permite acum oamenilor de afaceri mici să-și reducă evidența în jurnalul de bord și să folosească un jurnal de probă de trei luni pentru a extrapola utilizarea de afaceri pentru întregul an.

Pentru a utiliza un jurnal simplificat:

• Trebuie să fi păstrat anterior un jurnal de kilometraj pentru un an complet pentru a stabili utilizarea unui an de bază în afaceri pentru un vehicul.
• Trebuie să fi păstrat acest jurnal de bord pentru un an complet în 2009 sau într-un an mai târziu.
• Utilizarea dvs. de afaceri a vehiculului dvs. pentru anul în care utilizați jurnalul simplificat trebuie să se situeze în limita a 10% din rezultatele utilizării în scop de afaceri a vehiculului pe care l-ați înregistrat pentru anul de bază.

Agenția de rating arată, de asemenea, că întreprinderile vor trebui să demonstreze că utilizarea vehiculului în anul de bază rămâne reprezentativă pentru utilizarea sa normală.

Toate aceste lucruri fiind adevărate, veți putea să păstrați un jurnal de bord doar pentru trei luni și apoi să calculați utilizarea de către dvs. a vehiculelor prin înmulțirea utilizării în funcție de întreprindere determinată în anul de bază cu raportul perioadei de eșantionare și a perioadei de referință , folosind următoarea formulă:

(Perioada de eșantionare% ÷ Perioada de bază%) × Anul de bază anual% = Calculul anual al utilizării în scopuri comerciale

Observați că, pentru a face acest lucru, va trebui să știți ce a fost procentul de utilizare a afacerii dvs. pentru perioada de trei luni din anul pe care îl utilizați ca an de bază, astfel încât să îl puteți compara cu perioada noului an de probă.

De exemplu, dacă am păstrat un jurnal simplificat al CRA pentru lunile ianuarie, februarie și martie ale ultimului an fiscal, trebuie să știu și ce procent de utilizare a vehiculului meu a fost în ianuarie, februarie și martie în anul de bază când am păstrat un jurnal de kilometri pe tot parcursul anului.

Iată un exemplu:

Să presupunem că am păstrat un jurnal simplificat pentru primele trei luni ale anului și am descoperit că procentul vehiculului meu este de 64%.

Mă voi întoarce la un istoric complet al mileniului meu pentru anul fiscal 2015, pe care l-am ales să-l folosesc ca an de bază, să arunc o privire la înregistrările pentru ianuarie, februarie și martie și să constat că utilizarea afacerii mele a procentului de vehicul în acel moment a fost de 68%. Procentajul meu de a folosi vehiculul meu în scopuri de afaceri pentru întregul an de bază a fost de 70%.

Apoi, aplicând formula pentru extrapolarea celor trei luni de date din jurnalul meu simplificat pentru a acoperi întregul an:

(64% ÷ 68%) x 70% = 65%

Deci, 65% reprezintă utilizarea anuală a unui procent de vehicule pe care o revendic utilizând datele din jurnalul meu simplificat - o cifră care va fi acceptabilă de către Agenția de venituri din Canada deoarece se încadrează în intervalul de variație admisibil de 10%.

Pentru mai multe detalii despre revendicarea cheltuielilor de afaceri legate de utilizarea vehiculului dvs. pentru a obține venituri din afaceri, consultați Cheltuieli cu autovehiculele pe care le puteți solicita asupra impozitului pe venit în Canada?

Cheltuieli de achiziție pentru vehicule și indemnizație de cost de capital în Canada

Dacă ați cumpărat un vehicul pentru a vă folosi în afacerea dvs., veți dori, de asemenea, să citiți Cum să revendicați CCA (Ajutorul pentru costul capitalului) pe un vehicul cumpărat pentru utilizare în scopuri comerciale, care explică modul de reducere a costului autoturismului prin alocarea costului capitalului.