Cum de a distinge un bun hotel RFP

Nu este un secret că hotelierii caută întotdeauna modalități de identificare a planificatorilor de întâlniri și evenimente, care pot selecta hoteluri și alte locuri pentru întâlniri, călătorii de stimulare, conferințe și expoziții.

Multe hoteluri s-au bazat pe site-urile online ale hotelului RFP (Cereri de propuneri), cum ar fi Conventionplanit.com și sabrehotelrfp.com, pentru a-și promova capacitățile de întâlnire și servicii de conferință. Ei și-au dezvoltat și propriile formulare RFP online.

Mulți planificatori sunt reticenți în a-și trimite propriile RFP-uri ale hotelului prin intermediul unor motoare de căutare terțe, referindu-se la trimiterea solicitărilor lor de oferte hoteliere direct la hotel și la centrele de conferințe.

Ce informații sunt incluse într-un hotel RFP?

Un instrument excelent pentru a ajuta planificatorii să înceapă să-și dezvolte propriile formulare pentru ofertele hoteliere și alte nevoi ale evenimentului este instrumentele de schimb de practici acceptate de eveniment de la Consiliul pentru industrie al Convenției.

Elementele de bază ale unui RFP hotelului ar trebui să includă următoarele:

• Informațiile de bază ale solicitantului (nume, titlu, organizație, adresă, telefon, e-mail etc.)
• Data evenimentului (furnizați cel puțin două opțiuni diferite)
• Blocuri de cameră necesare (date și numere de camere)
• Săli de întâlniri (date, dimensiuni de cameră, cantități)
• Alimente și băuturi
• Cerințe de accesibilitate
• Cerințe de expediere și de primire
• Alta informatie relevanta

Având avantajul instrumentelor RFP

În plus, Asociația Global Business Travel (GBTA) oferă membrilor săi un instrument extins de hotel RFP pe care planificatorii de eveniment ar dori să ia în considerare. Elementele hotelului GBTA din cadrul Hotelului GBTA includ următoarele:

• Informații despre facilitățile hotelului
• Cererea de informații despre solicitantul RFP
• Detalii despre contractul camerei de oaspeți
• Dimensiunea spațiului total de întâlniri al hotelului
• Numărul total de săli de întâlnire
• Dimensiunea celei mai mari sali de bal a hotelului sau a sălii de ședință
• Plafonul înălțime pentru cea mai mare sală de bal sau sala de ședințe
• Are hotelul stabilit o sală de ședințe permanentă?
• Câți oameni vor găzdui sala de consiliu?
• Are hotelul dedicat spațiu expozițional?
• Care este dimensiunea spațiului expozițional?
• Care este distanța față de centrul de convenții de zonă?
• Care este numele centrului de convenții?
• Care este procentajul impozitului pe produse alimentare și băuturi?
• Care este tariful pentru banchet?
• Taxele pentru serviciile de banchet sunt taxate?
• Oferă hotelul servicii audiovizuale interne (A / V)?
• Vor oferi hoteluri reduceri la serviciile A / V in-house?
• Va permite hotelul să aducă clienții în afara furnizorilor A / V?
• Câte săli de întâlnire conțin internet wireless de mare viteză?
• Câte săli de întâlnire conțin videoconferințe?
• Există o taxă pentru utilizarea vânzătorilor A / V proprii?
• Hotelul acceptă să plătească "carduri de întâlnire" corporative?
• Oferă hotelul pachete de întâlniri?

În plus, ar fi util să împărtășiți cu vânzările hotelului tipul de eveniment pe care îl găzduiți. Acest lucru le va oferi o perspectivă asupra obiectivelor pe care le poate avea întâlnirea.

Vestea bună despre lucrul cu hoteluri este că cei mai mulți ar trebui să aibă destulă experiență în a pune împreună evenimente similare și un manager de vânzări sau de catering va putea să vă împărtășească mai multe detalii cu privire la modalitățile de a ajuta planificatorii evenimentului să-și atingă obiectivele.