Aflați despre întâlnirea minutelor și de ce sunt importante

Minutele de întâlnire reprezintă documentația scrisă sau înregistrată care este utilizată pentru a informa participanții și persoanele care nu au participat la întâlnire despre ceea ce sa discutat sau despre ce sa întâmplat în timpul unei întâlniri. Întrunirile sau notele de întrunire sunt luate, în general, de către un înregistrator desemnat în timpul ședinței, astfel încât să existe o evidență exactă a ceea ce sa întâmplat în timpul reuniunii.

Minutele includ de obicei:

• Numele participanților
• Articolele din agendă acoperite
• Deciziile făcute de participanți
• Urmărirea acțiunilor întreprinse de participanți
• Datele scadente pentru îndeplinirea angajamentelor
• Orice alte evenimente sau discuții care merită documentate pentru revizuiri sau istoric viitoare

Ședința procesului-verbal ca document istoric

Ca document istoric, minutele sunt utile pentru documentarea ideilor cheie sau a punctelor de discuție care au condus la o decizie. De exemplu, minutele efective ale întâlnirii pot specifica cele cinci alternative pe care echipa le-a discutat și motivul principal în care a fost selectat unul față de ceilalți.

Minutele pentru întâlnirea tipică de afaceri nu trebuie să înregistreze în fiecare discuție sau în detaliu cine a spus ce. Bineînțeles, această regulă este diferită pentru alte tipuri de ședințe, cum ar fi audierile în instanță și situațiile în care se discută despre acțiuni în justiție. Aceste tipuri de întâlniri necesită înregistrarea exactă a conversației și a declarațiilor. Dar, cu excepția cazului în care resursele umane discută un proces, întâlnirea tipică a locului de muncă nu documentează fiecare iota.

Când și cum să împărtășești minutele întâlnirilor

În mod ideal, minutele de întâlnire sunt înregistrate pe un dispozitiv electronic, cum ar fi un laptop sau iPad, și în urma unei revizuiri rapide a ortografiei, gramaticii și clarității, difuzate participanților la întâlnire în format electronic, la sfârșitul întâlnirii. În acest fel, participanții au o notificare imediată privind angajamentele și termenele limită și pot pune întrebări sau solicită clarificări. Dacă acest lucru nu este posibil deoarece înregistratorul dorește să transcrie minutele sau să le verifice pentru erori, el ar trebui să le difuzeze în termen de 24 de ore de la întâlnire.

Procesele-verbale servesc, de asemenea, ca o reamintire a membrilor echipei de angajamente luate în timpul întâlnirii și de a ajuta participanții să transfere aceste elemente în calendarele lor și listele zilnice de sarcini.

Înregistratorul ar trebui să revadă întotdeauna minutele întâlnirii anterioare la începutul următoarei întâlniri, astfel încât oamenii să poată verifica acuratețea și pașii următori.

Modul în care organizațiile se ocupă cu luarea de minute

Rezultatele critice pentru o întâlnire, minutele oferă o istorie înregistrată a întâlnirii pentru participanți și pentru angajații care nu au putut participa. Fără încheierea procesului-verbal de întâlnire, perspectivele de succes ale ședinței sunt diminuate, deoarece oamenii, în echilibru, nu pot absorbi și păstra o mulțime de informații la un moment dat.

Angajatul care efectuează procesul-verbal al întâlnirii este de obicei un membru al echipei și ia note în timp ce participă la întâlnire. În cadrul întâlnirilor care implică proceduri legale sau guvernamentale sau în cadrul reuniunilor consiliilor de administrație, o persoană neparticipantă ia procesele-verbale oficiale și adesea înregistrează procedurile.

Pentru a înregistra cu precizie informațiile cheie, înregistrarea minutelor de întâlnire trebuie să aibă o ureche pentru detalii și capacitatea de a rămâne concentrată. Acest angajat trebuie, de asemenea, să efectueze multitasking în mod eficient pentru a putea participa la întâlnire în timpul înregistrării procesului-verbal.

În unele organizații, același angajat preia procesul-verbal la fiecare întâlnire. Sau responsabilitatea poate trece de la angajat la angajat. Rolul dobânditorului de minute dezvoltă competențe de conducere și abilități de comunicare eficiente și poate fi un loc de muncă râvnit.

Cerințe pentru înregistrarea minutelor de întâlnire

Cerințele pentru reportofon includ capacitatea de a:

• Înregistrați cu exactitate deciziile, angajamentele și punctele importante de discuție făcute la o întâlnire
• Înregistrați articolele de acțiune și datele scadente la care membrii întâlnirii s-au angajat (articolele de acțiune au numele atașate, dar procesul-verbal nu stipulează cine a spus ce se întâmplă în întâlnirile informale la locul de muncă)
• Revedeți deciziile și sarcinile majore sau angajamentele voluntare și elementele de acțiune la sfârșitul întâlnirii, astfel încât participanții să poată ajunge la un acord asupra acestora înainte de a pleca
• Fiți un jucător de echipă și fiți flexibil, deoarece participanții pot adăuga sau corecta tot ceea ce nu sunt de acord în procesul-verbal
• Lucrați cu ușurință pentru a distribui copii ale proceselor-verbale ale ședinței în termen de 24 de ore de la întâlnire