Cine ar trebui să semneze o scrisoare de ofertă unui candidat la un loc de muncă?

Ce nivel de angajat sau manager de resurse umane trebuie să revizuiască și să semneze o scrisoare de ofertă pregătită de un asistent HR? Pentru câte luni ar trebui să continue acest proces de revizuire dacă asistentul HR este un angajat nou, a întrebat un cititor? Ce zici dacă un asistent HR este un angajat experimentat?

La semnare, ar trebui să fie asistentul HR care pregătește scrisoarea de ofertă sau angajatul sau managerul de nivel superior care examinează scrisoarea de ofertă (dacă se așteaptă o revizuire?)

Responsabilitatea HR la cine ar trebui să revizuiască și să semneze o scrisoare de ofertă unui candidat de locuri de muncă

Răspunsurile la aceste două întrebări sunt strict opiniile, deoarece nu sunt implicate chestiuni legale în răspunsurile. Odată ce, în calitate de director interimar de resurse umane pentru o mică companie de producție, între fosta persoană care a părăsit HR și un nou director care preluase, asistentul de resurse umane a trimis o scrisoare de ofertă cu ofertă salarială greșită.

Această eroare a fost imediat recunoscută atunci când scrisoarea a fost trasă din mormanul de documente care așteaptă o examinare finală. Salariul oferit candidatului a fost prea scăzut pentru locul de muncă.

Discutați despre un moment de învățare instantanee.

În unele organizații, managerul de resurse umane, directorul sau VP - un asistent de resurse umane - semnează scrisori de ofertă de locuri de muncă care se adresează candidaților, aceasta este o practică defectuoasă în sectorul privat. Nu este persoana HR care face oferta. Personalul HR se consultă cu managerul de angajare care ar trebui să ia decizia finală despre un candidat și să semneze scrisoarea de ofertă.

Scrisoarea de ofertă este angajamentul managerului față de noul angajat. Prin oferta, el sau ea confirmă angajamentul său față de succesul noului angajat. Primirea unui nou angajat face parte din întregul proces de recrutare, selecție și angajare. Ele sunt toate componentele procesului de îmbarcare.

Oferta de locuri de muncă este o altă parte a primirii noului angajat în organizația dvs. și a face ca noul angajat să se simtă dorit. Trimite un mesaj mai puternic atunci când vine de la noul șef al potențialului angajat. Are o pondere mai mare și este mult mai apreciată atunci când scrisoarea de ofertă provine de la managerul noii persoane. Este începutul unei obligațiuni pe termen lung.

Excepții la practicile recomandate în revizuirea și semnarea unei oferte de muncă

În sectorul public, în companiile Fortune 500 și în locurile de muncă reprezentate de sindicate, această practică poate fi diferită. Atunci când o organizație este mare și angajații sunt împrăștiați în mai multe locații, din punct de vedere logistic, acest lucru adaugă timp și confuzie procesului de a face oferte de muncă.

Organizațiile mai mari au o provocare suplimentară de consecvență în mai multe locații, atât de mult din sistematizarea practicilor de angajare se bazează pe resursele umane. Pentru a face selecția candidaților în mod legal, practicile de recrutare și de angajare au nevoie de coerență în toate locațiile.

Într-un loc de muncă reprezentat de sindicat, în special în sectorul public, managerul poate să nu aibă ultimul cuvânt în care își obține locul de muncă. Acesta poate fi determinat contractual prin factori precum vechimea și educația. În aceste cazuri, este de asemenea util ca documentele să vină de la personalul de resurse umane. Aceștia sunt responsabili pentru a se asigura că condițiile de lucru și practicile respectă contractul.

În oricare dintre aceste situații, ÎR ar trebui să solicite avocatului lor să examineze formatul scrisorii ofertei și procesul pentru a se asigura că acestea sunt adecvate, legale și protejate de angajator. Cu excepția cazului în care scrisoarea de ofertă diferă de formatul standard, cu toate acestea, nu este de obicei necesar să cereți unui avocat să revizuiască fiecare scrisoare individuală.

În cazul în care un manager de resurse umane sau un director revizuiește toate scrisorile de ofertă?

Orice document al unui manager sau al unui lider al resurselor umane care obligă compania în mod legal sau financiar trebuie să fie revizuit de un manager de resurse umane sau de un director sau mai sus. Iată de ce.

• O scrisoare de ofertă și multe alte documente trimise de personalul din resurse umane obligă în mod legal compania. Sigur, atunci când se găsește o eroare de 10.000 de dolari, puteți să retrageți oferta și să explicați că a fost o greșeală făcută de un angajat neexperimentat. Dar de ce deschideți compania într-o situație în care o ofertă de salariu modificată trebuie extinsă? Un angajat nou nefericit s-ar putea încă să-și ia locul de muncă, sau ai putea pierde un candidat perfect potrivit, deflatat și rănit, din cauza unei erori. În plus, s-ar putea deschide firma dvs. pentru posibile acțiuni în justiție.
• Pentru a onora oferta de locuri de muncă incorectă, folosind același exemplu, este la fel de greu. Înainte ca compania să extindă oferta, cineva din HR a cercetat piața, a revizuit ceea ce fac ceilalți angajați în locuri de muncă similare și sa încheiat cu o ofertă de muncă adecvată. Deci, ramificațiile continuă să ajungă dacă alți angajați învață despre diferența salarială.
• Indiferent de nivelul de experiență al unui asistent de resurse umane care ar trebui să pregătească, într-un birou de resurse umane, oferta de trimitere, oa doua pereche de ochi care examinează orice lucru care ar putea obliga financiar compania sau deschide ușa unei acțiuni legale, este inteligent. Organizațiile se așteaptă la o mai mare vigilență și supraveghere de la angajații care sunt titulari de director sau director.
• Necomunicarea ar putea conduce la condiții incorecte de angajare care nu au fost negociate sau au fost promise unui candidat. De exemplu, asistentul de resurse umane poate ști că locul de muncă ar plăti 40.000 de dolari, dar în procesul de negociere, candidatul a fost oferit mai mult plus un bonus de semnare, iar managerul nu a reușit să-i spună asistentului de zi cu zi. Când un candidat la un loc de muncă primește o ofertă incorectă, el sau ea reevaluează integritatea companiei.Creați o barieră în calea acceptării, care nu era necesară deoarece candidatul vă îngrijorează cum să se ocupe de situație.
• Documentele care se adresează persoanelor pe care încercați să le recrutați în firma dvs. trebuie să fie fără probleme. Semnalează un mesaj potențialului angajat despre cultura firmei tale. Chiar și o tipografie poate oferi unui candidat o pauză. O copie a documentului va trăi și în fișierele companiei timp de ani de zile. Deci, în cele mai multe cazuri, a doua pereche de ochi care examinează documentul este o practică inteligentă.

Revizuirea și supravegherea documentelor care obligă compania financiar sau potențial, în mod legal, nu reprezintă o critică a cunoștințelor, experienței sau diligenței asistentului HR. Este o practică de afaceri inteligentă din toate aceste motive.

Notă despre ofertele de muncă: ÎR trebuie să solicite avocatului lor să examineze formatul scrisorii ofertei și procesul pentru a se asigura că acestea sunt adecvate, legale și oferă angajatorului protecție juridică. Cu excepția cazului în care scrisoarea de ofertă diferă de formatul standard, cu toate acestea, nu este de obicei necesar să cereți unui avocat să revizuiască fiecare scrisoare de ofertă individuală.

Mai mult: Întrebări și răspunsuri legate de resursele umane, de management și de muncă

Disclaimer: Rețineți că informațiile furnizate, deși autoritare, nu sunt garantate pentru acuratețe și legalitate. Site-ul este citit de o audiență la nivel mondial și legile și regulamentele privind ocuparea forței de muncă variază de la stat la stat și de la țară la țară. Căutați asistență juridică sau asistență din partea guvernului, federal sau internațional, pentru a vă asigura că interpretarea juridică și deciziile dvs. sunt corecte pentru locația dvs. Aceste informații sunt de orientare, idei și asistență.