Cum să dezvolți un plan pentru outsourcing

O mulțime de discuții despre outsourcing în mass-media fac să pară complexe, dar este destul de simplu. Chiar și în casele noastre, "externalizăm" multe sarcini: gătitul, păstrarea peluzei și îngrijirea copilului, doar pentru a numi câteva. Când nu avem timp, atenția sau abilitățile de a face munca singură, căutăm pe cineva care poate și pe cineva care va face munca pentru un preț pe care ne putem permite să-l plătim. Corporațiile lucrează în același mod, chiar dacă deciziile lor pot implica mai mulți factori și factori de decizie.

Proces de dezvoltare

Dar, așa cum familiile iau decizii diferite, corporațiile pot ajunge la decizii surprinzător de diferite privind externalizarea. Nu există un șablon care să funcționeze pentru toate firmele, dar există un proces pe care toate firmele trebuie să le ia în considerare:

Realizare

În trecut, multe corporații s-ar putea să nu fi știut nici măcar ce outsourcing a fost. Astăzi, ei știu despre outsourcing, dar nu-și dau seama cât de multe programe de outsourcing (și outsourcing) funcționează deja: centre de copiere, camere de corespondență, managementul facilităților, IT și chiar părți ale departamentului juridic corporativ. Externalizarea poate să nu rezolve fiecare problemă, însă învățarea despre generațiile anterioare de contracte va identifica proiecte noi și va oferi o perspectivă valoroasă.

Stabilirea obiectivelor

Pentru a avea succes în crearea unui program de outsourcing, trebuie să definiți obiective specifice, cum ar fi reducerea costurilor corporative totale cu cinci procente, concentrarea asupra eficienței pentru o singură locație sau doar analizarea funcțiilor efectuate într-o singură unitate de activitate. Obiectivele nu au nevoie de detalii extraordinare. Pe măsură ce experiența dvs. de outsourcing crește, definițiile se vor schimba.

Participare

Aveți nevoie de participanți din mai multe domenii de expertiză pentru a oferi o contribuție la plan, pentru a verifica ipotezele și pentru a oferi o opinie a experților. Când treceți de la un plan general la proiecte specifice, veți repeta acest proces și veți crea sub-grupuri cu cunoștințe și mai specifice.

Identificare

Acum, că aveți obiective și experți în identificarea și interpretarea informațiilor, este timpul să identificați anumite proiecte pentru programul dvs. de externalizare. Fiecare firmă dezvoltă diferite criterii și este condusă de cultură la fel de mult ca și analiza financiară sau operațională, dar există criterii comune pe care ar trebui să le analizați:

• Decizii anterioare: Firma dvs. a luat probabil decizii anterioare cu privire la utilizarea altor persoane decât angajații, cum ar fi lucrătorii temporari sau contractele de servicii. Lucrul cu Achizițiile și PMO (Office Project Management) pentru detalii. Vedeți cum au abordat problemele din această listă și compilați lecțiile învățate.
• Expertiză: Efectuați funcții sau produceți produse fără experiență suficientă sau aveți probleme cu păstrarea managerilor? Conducerea actuală are un plan de abordare a acestor probleme? Dacă nu, acest lucru ar putea fi un bun proiect de externalizare.
• Calitate: Chiar dacă o funcție are persoane cu abilități potrivite și manageri experimentați, este posibil să nu obțineți nivelul de serviciu de care aveți nevoie. Conduce managerul anchetelor clienților? Ce spun clienții despre produse sau servicii? Un decalaj în ceea ce privește calitatea sau lipsa de interes pentru serviciul clienți este un alt steag pentru externalizare.
• Cost: Un serviciu de înaltă calitate nu este neapărat o valoare bună. Cum se compară costurile cu concurenții? Funcția produce rapoarte lunare: costuri unitare, costuri de operare, tendințe de cost pe mai multe ani? Dacă această funcție nu poate produce aceste rapoarte, un serviciu externalizat ar putea oferi o mai mare transparență în operațiunile dvs.
• Scară: Când vă examinați întreaga firmă, veți face multe descoperiri neașteptate. Rămâi concentrat! Un mare proiect este un candidat mai bun pentru externalizare decât un număr de proiecte mai mici. Acest singur proiect mare va necesita mult mai puține resurse administrative și de gestionare. Păstrați o listă completă, dar selectați doar candidați care oferă un mare impact în primul dvs. val de proiecte.
• Securitate: Acum aveți o idee bună despre proiectele potențiale. Este timpul să le filtrați în conformitate cu standardele de securitate. Securitatea este un subiect complex și controversat. Diferite standarde se aplică diferitelor industrii, iar unele firme sunt mai conștiente de securitate decât concurenții lor. Înțelegeți standardele interne și industriale și limitați în mod corespunzător proiectele de externalizare. Includeți legale, IT, securitate corporativă, conformitatea (dacă se aplică) și orice departamente de "risc" din discuțiile dvs.
• Prioritizare: Fiecare element de mai sus (și poate alte caracteristici) trebuie marcat, iar apoi fiecărui proiect trebuie să i se atribuie o valoare totală "externalizată". Fără îndoială, vor fi multe dezbateri asupra caracteristicilor cele mai importante, dacă scorurile lor sunt corecte și dacă ar trebui luate în considerare și alte caracteristici. Nu fi surprins dacă acest proces durează luni sau chiar ani.
• Comunicare: Până când ați prioritat proiecte potențiale, ați avut o mulțime de întâlniri și ați vorbit cu o mulțime de oameni. Așteptați ca aceste discuții să fie informații publice în departamentele pe care le-ați vizat pentru externalizare. Întotdeauna presupuneți că aceste discuții vor ajunge la populația angajaților dvs., adesea în timp real. Rețelele de comunicare corporativă gândite cu grijă trebuie pregătite și pregătite. Nu lăsați niciodată zvonurile să devină o sursă mai bună de informații decât fapte.

executare

La sfârșitul acestui proces, veți avea planul inițial de externalizare. Există mai mulți pași pe măsură ce executați acest plan: Confirmarea datelor, crearea de subcomitete pentru proiecte specifice, identificarea vânzătorilor, piloții care rulează, atribuirea contractelor și așa mai departe.Cu toate acestea, dezvoltarea planului vă oferă primii pași importanți.