Cum se scrie o propunere de planificare a evenimentului

Propunerea dvs. de eveniment este în primul rând o reflecție a clientului dvs. Deoarece planificarea unui eveniment necesită personalizarea acelui eveniment în funcție de nevoile și bugetul clientului, propunerea dvs. ar trebui să reflecte un eveniment personal și unic. Puteți utiliza un șablon ca un ghid general pentru a începe să scrieți propunerea dvs. de eveniment, dar apoi să o adaptați și să includeți serviciile individuale furnizate pentru fiecare client.

O notă înainte de a începe

Primul pas este să vă întâlniți cu potențialul dvs. client pentru a discuta despre ce au în minte pentru acest eveniment, care este scopul, numărul de invitați și ceea ce ei speră să realizeze. Pe lângă data, ora și locația dorită, rețineți orice idee cu privire la tema, catering, estetica generală, culori sau ambianță discutate în timpul acestei întâlniri.

Noțiuni de bază despre propunerea evenimentului

Fiecare propunere trebuie să fie scrisă în funcție de client. Planificarea evenimentelor este o afacere de servicii, iar serviciul, atingerea personală și abordarea creativă fac ceea ce face un eveniment de succes și memorabil, două caracteristici care merg foarte mult în generarea de noi clienți pentru afacerea dvs. Propunerile ar trebui să fie bine scrise și aprofundate, oferind detaliile necesare, astfel încât clientul să poată imagina ceea ce aveți în minte.

1. Introduceți-vă și proiectul. Începeți cu o scurtă introducere pentru dvs. și pentru afacerea dvs. de planificare a evenimentelor. Includeți specificul, cum ar fi cât timp ați fost în afaceri și în mediul profesional. Unii planificatori pun această secțiune la sfârșit, la fel ca biografia unui autor al cărții pe o jachetă de praf sau o copertă din spate.
2. Scrieți o descriere atractivă a evenimentului. Rezumați evenimentul real, inclusiv detaliile discutate în timpul întâlnirilor dvs., cum ar fi scopul evenimentului, intervalul general de timp, numărul de oaspeți și locurile posibile. Dacă nu sunteți un scriitor calificat, găsiți sau angajați pe cineva calificat cu cuvinte pentru a oferi acestei secțiuni cât mai multe apeluri posibil.

1. Listați toate serviciile furnizate. Această secțiune este deosebit de importantă. Clientul trebuie să știe în mod specific ce servicii veți oferi pentru acest eveniment. O listă de verificare, cu ghilimele, arată clar diferitele servicii incluse. Această abordare funcționează bine pentru funcții mai mici, cum ar fi dușuri de mireasă sau mese de sărbători și este ușor pentru client să vadă ce veți face și orice furnizori pe care îl veți folosi. Pentru evenimente mai mari cu mai multe funcții, cum ar fi o oră de cocktail sau un prânz, vă recomandăm să creați secțiuni pentru fiecare aspect al evenimentului și apoi să enumerați serviciile specifice furnizate pentru fiecare dintre acestea.
2. Arătați-vă lucrarea anterioară. Dacă ați planificat evenimente similare în trecut, includeți fotografii ale acestor evenimente pentru a vă prezenta munca. Afișările vizuale vă pot ajuta pe client să văd ce puteți face și vă asigură o mare siguranță că stilul dvs. se potrivește cu viziunea. A avea lucruri de comparat poate ajuta într-adevăr să raționalizeze evenimentul odată ce vine timpul să părăsească terenul.
3. Incorporați informații monetare pe întreg teritoriul. În timp ce clientul poate să vă citească propunerea și să ia toate detaliile și imaginile evenimentului pe care îl imaginați, această mentalitate își schimbă de obicei vitezele când vine vorba de secțiunea care vorbește despre bani. Nu doriți ca procesul să se oprească brusc, pentru a evita schimbările bruște ale limbajului sau tonului pentru toate afacerile și faptele. Intitulați o secțiune "Costuri propuse" și continuați să ghidezi clientul prin aspectele acestui eveniment, articulând cu atenție costurile, în timp ce prețurile sunt pepsante în întreaga propunere. Ajutați-l pe client să-ți vadă propunerea ca o serie de pași, fiecare cu diferite servicii și costuri aferente. Furnizați un rezumat detaliat care enumeră prețul pentru fiecare element și scopul acestuia, astfel încât clientul să poată imagina evenimentul și să înțeleagă costul aferent.

Un cuvânt final

Ultima parte a propunerii dvs. este o mulțumire pentru considerația dumneavoastră. Furnizați informații de contact, inclusiv site-ul dvs. web, adresa de e-mail și numărul dvs. de telefon, astfel încât potențialii clienți să poată lua legătura cu dvs. cu orice întrebări sau, chiar mai bine, să vă angajeze pentru locul de muncă.