Aflați regulile pentru eticheta companiei dvs. de e-mail

Trimiteți numai e-mailuri clare și concise

Prima regulă de etichetă de e-mail bună este de a evita e-mailurile cu virgulă lungă care conțin informații străine și fapte irelevante. Rămâneți la subiectul comunicat și utilizați cât mai puține cuvinte. Dacă aveți nevoie de o decizie, cereți-o. Dacă aveți nevoie de informații, cereți-le. Dacă doriți ca cineva să ia o acțiune, cereți-o. Nu-i face pe cititorii tăi să se întrebe de ce îi contactezi. Când compuneți un e-mail, gândiți-vă la acesta ca la o lucrare de nonficțiune. Nu-l face un mister.

02 Utilizați întotdeauna o linie de subiect semnificativă

Nu lăsați niciodată linia de subiect a unui e-mail gol. O linie obiect gol poate primi e-mail-ul dvs. marcat ca spam, și nu va ajunge niciodată la destinație. E-mailurile cu linii subiecți goale sunt, de asemenea, adesea ignorate, în special dacă destinatarul destinat primește în mod obișnuit multe e-mailuri în orice zi. Utilizați întotdeauna o linie de subiect care reflectă în mod adecvat conținutul e-mailului dvs. Acesta vă va ajuta pe destinatarii dvs. să își sorteze e-mailurile mai eficient și va încuraja răspunsul mai rapid la adresa dvs. de e-mail.

03 Evitați e-mailurile formatate extravagant

Trimiteți e-mailuri în formate profesionale. Evitați fonturile și imaginile multicolore pentru fundaluri. Aceste accouterments pot distrage cititorul sau pot face mesajul dificil de citit. Toate imaginile de fundal pe care le adăugați pot umfla dimensiunea fișierului dvs. de e-mail. Acest lucru ar putea forța destinatarii cu conexiuni lente să aștepte un timp agonizant de lungă pentru ca mesajul dvs. să descarce. Imaginile de fundal pe care le adăugați pot umfla dimensiunea fișierului e-mailului. Acest lucru poate forța destinatarii cu conexiuni lente să aștepte un timp agonizant de lungă pentru ca mesajul dvs. să se descarce.

Dacă compania dvs. insistă că utilizați un anumit tip de papetărie de e-mail pentru a proiecta un aspect coerent și simțitor, profitați de el. Sigla companiei și linia de semnătură pot proiecta o imagine profesională pe e-mail-urile dvs.

04 Trimiteți răspunsurile la timp

Nu face pe oameni să aștepte răspunsuri în timp util la e-mailurile lor. Răspunde prompt cu un mesaj clar și concis. Dacă aveți nevoie de mai mult timp pentru a căuta un răspuns sau a obține mai multe informații, spuneți expeditorului dvs. de e-mail atunci când se pot aștepta la un răspuns.

05 Utilizarea instrumentelor de răspuns în afara funcției Office

Dacă doriți să fiți departe de birou și să nu puteți citi e-mailul dvs., utilizați instrumentul out-of-office al sistemului de e-mail pentru a răspunde automat oricui încearcă să vă contacteze. Asigurați-vă că răspunsul dvs. automat vă permite expeditorilor să știe când se pot aștepta să primească un răspuns.

06 Nu plângeți lupul cu steaguri de prioritate ridicată

Cele mai multe sisteme de e-mail vă permit să semnalizați un e-mail ca "Prioritate ridicată" sau "Rush". Nu face acest flag e-mail implicit. Utilizați-l cu ușurință, sau destinatarii dvs. vor ignora stegulețul de prioritate. Când trimiteți în cele din urmă un e-mail cu adevărat important, acesta nu va primi atenția pe care o merită.

07 Luați în considerare dacă este necesar răspunsul "tuturor"

Nu faceți clic instinctiv pe butonul "Răspundeți tot" pentru fiecare e-mail care are mai mulți expeditori sau destinatari. Luați în considerare subiectul și decideți cine are nevoie să vă citească răspunsul. Răspunzând în mod constant tuturor în mod inutil vă va câștiga repede o reputație de "spammer de afaceri" și oamenii pot începe să ignore toate mesajele dvs. de poștă electronică.

08 Conturi separate de afaceri și personale

Dacă nu este o situație de urgență, nu utilizați niciodată e-mailul de afaceri pentru corespondența personală. Chiar dacă aveți propria dvs. afacere, este bine să aveți două conturi separate de e-mail. Vă va permite să acordați prioritate e-mailurilor dvs. și să păstrați mesaje personale independente din rețeaua de afaceri.

09 Utilizați nume profesionale de cont de e-mail

Utilizați propriul dvs. nume ca parte a oricărei adrese de e-mail de afaceri. De exemplu [email protected] sau [email protected]. Evitați poreclele, mânerele, poveștile sau referințele obscure. De exemplu, nu utilizați [email protected] sau [email protected].

10 Email-ul este cel mai bun pentru acest răspuns?

Nu utilizați e-mailul ca singurul instrument de comunicare. Nu toate mesajele sunt potrivite prin e-mail și vor exista momente când un apel telefonic scurt sau o vizită scurtă în birou poate fi o modalitate mai eficientă de a transmite un mesaj. Întâlnirea sau vorbirea prin telefon pot introduce un element uman în interacțiuni și acest lucru poate face diferența atunci când încerci să explici ceva sau vrei să convingi pe cineva să ia o acțiune.

11 Fiți sensibili și accesibili

Nu utilizați niciodată e-mailuri pentru a încheia o relație sau un contract. În corespondența profesională profesională, includeți întotdeauna o linie de semnătură care oferă modalități alternative de a vă contacta. De exemplu, puteți include numerele de birou, fax și telefon mobil și adresa dvs. de corespondență la birou.

12 Evitați atașarea masivă a atașamentelor

Nu știți niciodată cum sau unde destinatarul dvs. va accesa e-mailurile. Dispozitivele mobile pot începe să descarce fișierul înainte de a cere utilizatorului să confirme descărcarea. Ar putea dura o lungă perioadă de timp și să consume lărgimea de bandă pe care trebuie să o plătească destinatarul. Păstrați dimensiunea combinată a atașamentelor sub 50 MB.

Dacă trebuie să trimiteți un fișier mare, contactați mai întâi destinatarii și întrebați cum ar dori să primească fișierul. Na notkyot notky τηky nototot nototky notot τη not τηot τη not not τη notkyot notot τη nototototot notot not τη not τη τη not not τη not nototot τη notky τη not τη not τηkyot not

13 Gândiți-vă înainte de a trimite acel e-mail

În cele din urmă, faceți o clipă și luați în considerare ceea ce ați scris înainte de a apăsa butonul "trimite". Este ceva ce nu ar trebui să fie trimis într-un e-mail? Este de natură personală și nu este adecvată utilizarea sistemului de e-mail al companiei? Ați scris e-mailul în timp ce furios și ați inclus pasaje pe care ați putea regreta mai târziu? Dacă da, apăsați butonul "șterge".