Ce este într-un dosar de salarizare pentru angajați?

Fișierul de salarizare al angajatului este depozitul pentru tot ceea ce are de a face cu salariul angajatului. Motivul principal pentru crearea unui fișier de salarizare este limitarea accesului la restul informațiilor confidențiale care se află în fișierul de personal.

Fișierul de salarizare permite personalului contabil să plătească angajatului fără a avea acces la informațiile confidențiale ale angajaților. Personalul contabil poate păstra înregistrări de salarizare în cazul în care are sens să plătească angajatul. În situațiile în care salarizarea și contabilitatea sunt externalizate, aceasta este o practică și mai recomandată pentru înregistrările salariale ale salariatului.

Fișierul de salarizare limitează accesibilitatea la informații confidențiale ale angajaților. Fișierul de salarizare al angajaților permite personalului contabil și financiar să dețină informațiile necesare pentru a-și plăti angajatul într-o locație la îndemână. Locul de amplasare ar trebui să fie sigur și accesibil tuturor celorlalți angajați.

Trebuie să impresionați personalul contabil faptul că informațiile din fișierele de salarizare sunt confidențiale și nu ar trebui să fie distribuite fără permisiunea și semnarea de către angajații HR. Nici angajații contabili nu ar trebui să împărtășească informații despre salariile, promoțiile, bonusurile și alte informații confidențiale despre salariați.

Resursele umane nu trebuie să monitorizeze accesul contabilității la fișierele de salarizare ale angajaților. După cum se recomandă pentru fișierele legate de angajați, cum ar fi dosarele de personal și medicale, trebuie să limitați accesul la fișierul de salarizare. Numai persoanele care au nevoie de informații pentru a-și face treaba trebuie să vadă conținutul.

Conținutul unui fișier de salarizare pentru angajați

Aceasta este o sugestie, dar nu complet cuprinzătoare, o listă a ceea ce aparține unui fișier de salarizare al angajaților.

• Ofertă scrisă semnată de managerul de angajare, Resurse umane și angajat
• Autorizația de plată semnată de Resurse Umane și managerul de angajare atunci când există un contract de angajat
• Formular W-4
• Lucrări și autorizații referitoare la orice beneficiu al angajaților care implică o deducere a salariilor
• Formular de autorizare a depozitului direct
• Forme contabile de timp salariate
• Ședințe orare săptămânale pe oră
• Înregistrările ceasului, în cazul în care sunt utilizate
• Dosarele de participare
• Cereri de rambursare a cheltuielilor, inclusiv documente și chitanțe pentru călătorii și alte cheltuieli autorizate
• Formulare de rambursare de școlarizare și chitanțe de plată, cărți și așa mai departe
• Plătiți în avans formularele de solicitare
• Documente de împrumut și plan de plăți
• Ordine și înregistrări de gardă
• Autorizare pentru eliberarea de informații private
• Lucrările referitoare la fiecare angajat cresc
• Documente legate de orice bonus, împărțirea profitului sau atribuirea recunoașterii
• Formele W-2
• Autorizare pentru orice alte acțiuni de salarizare pe care compania dvs. le permite

De asemenea cunoscut ca sidosarele angajaților, înregistrările angajaților, fișierele de resurse umane, documentația

Susan Heathfield depune toate eforturile pentru a oferi pe acest site informații exacte, de bun-simț, de gestionare a resurselor umane etice, de angajator și de la locul de muncă, dar nu este un avocat. Conținutul site-ului nu trebuie interpretat drept consultanță juridică. Site-ul are o audiență la nivel mondial și legile și regulamentele privind ocuparea forței de muncă variază de la stat la stat și de la o țară la alta, deci articolele nu pot fi definitive pe toate pentru locul de muncă. Când sunteți îndoieli, căutați întotdeauna sfat juridic. Informațiile de pe site sunt furnizate doar pentru îndrumare.