Ce angajatori nu ar trebui să păstreze în fișierele de personal

Angajatorii nu ar trebui să plaseze niciodată anumite articole în registrele personale generale. Conținutul fișierelor și înregistrărilor dvs. de personal este în general accesibil pentru personalul Resurse Umane, angajatul și managerul și supraveghetorul angajatului, în unele companii.

În altele, accesul este limitat la personalul de resurse umane, iar angajații pot solicita accesul la înregistrările lor. Avocații pot, de asemenea, să citeze conținutul dosarelor de personal pentru procese și la plângerile comisiei pentru egalitatea de locuri de muncă (EEOC). Un fost angajat poate solicita, de asemenea, o copie a înregistrărilor personalului său.

Cu toate aceste utilizări potențiale și potențialii spectatori ai înregistrărilor dvs. de personal, un angajator trebuie să aibă grijă să păstreze documentația faptică și faptică a istoricului angajării unui angajat în evidența personalului dumneavoastră. În consecință, aplicați aceste linii directoare generale documentației pe care o păstrați în înregistrările personalului organizației dvs.

Instrucțiuni generale pentru conținutul dosarului personalului angajat

• Informațiile din dosarele de personal trebuie să fie faptice. Supervizorul sau opinia personalului Resurse Umane; note aleatorii; bârfă; zvonuri nefondate; întrebări, rapoarte sau acuzații de la alți angajați care nu sunt aprofundați; afirmații care nu au fost urmărite, investigate și încheiate; și orice alte informații, comentarii sau note non-factuale ar trebui excluse din dosarul personalului angajatului.Unul dintre cele mai grave exemple de comentarii ofensatoare pe care un manager de resurse umane le-a depus într-un registru de personal a implicat notele de interviu ale managerului de angajare. Unul a spus: "Probabil prea gras pentru a urca scara dupa cum este necesar". Imaginati-va ca angajatul, un avocat si chiar viitorii angajati si supervizorii citesc comentarii cum ar fi acestea.Într-o altă companie, managerul a găsit note nesemnate pe care manageri și alții le-au plasat în dosarele angajaților, cum ar fi: "Maria este supărată pentru că nu a obținut o majorare, și-a încetinit munca cu intenție pentru a ajunge chiar și cu managerul ei". Vedeți problema?

• Dosarele de personal trebuie să fie atribuite cu gânduri la locațiile corespunzătoare ale fișierelor. Determinați un protocol pentru înregistrările personalului companiei dvs., bazate pe legi statale și federale, legi privind angajarea, cum ar fi Legea privind transferabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate din 1996 (HIPAA) și cele mai bune practici ale angajatorilor.Apoi, respectați protocolul. Nu doriți să găsiți scuze ale medicului aleatoriu incluse în dosarul de personal atunci când acestea aparțin unui dosar medical. De asemenea, nu doriți rațiunea și justificarea promovării unui angajat în fișierul de salarizare.De asemenea, nu doriți înregistrarea unei decizii de angajare care implică verificări de fond sau note din discuțiile cu foștii angajatori în dosarul personalului.

• Supervizorii, managerii și ceilalți angajați care plasează documentația în evidența personalului trebuie să fie pregătiți pentru a scrie corespunzător documentația. Afirmând că angajatul a fost plâns că salariatul nu a reușit să-și câștige recordul de personal, niciun premiu nu ar fi câștigat, însă supraveghetorii neinstruiți au știut să scrie declarații similare.Mai bine, limitați accesul la fișiere personalului dvs. din resursele personale care este responsabil pentru înregistrări și știe ce ar trebui și nu ar trebui să fie plasat într-un dosar de personal.
• Echilibrează informațiile pe care le plasați în înregistrările personalului pentru a include atât pozitivul, cât și negativul aspecte ale istoriei angajării unui angajat. Prea des, înregistrările de personal subliniază fiecare apariție negativă și lipsesc componentele pozitive.
• Recunoașteți diferența dintre notele personale ale supraveghetorului despre personalul său raportor și înregistrările oficiale ale personalului companiei. Notele de supraveghere care sunt folosite pentru îmbunătățirea performanței, urmărirea proiectelor și finalizarea obiectivelor și pentru a determina în mod corect raționamentele și planurile de dezvoltare a performanței aparțin, de exemplu, fișierului privat al supraveghetorului, nu în evidențele oficiale ale companiei.Recunoașteți, de asemenea, necesitatea de a instrui autoritățile de supraveghere în ceea ce privește modul de a lua notițe și de a păstra documentația în dosarul de gestionare. Aceleași criterii pentru fapte, nu pentru opiniile și exemple specifice, nu pentru audieri, se aplică notelor private.Notele personale ale supraveghetorului pot fi citate în cazul unui proces, așa că este recomandată prudența chiar și pentru nota privată. Nu este recomandată practica supraveghetorilor de a păstra copii în înregistrările existente în dosarul personalului angajatului oficial în dosarul de gestionare.
• Angajarea documentelor și notele de interviu prezintă un pic de dificultate. Cea mai bună practică este să mențineți un fișier separat pentru fiecare poziție pe care o completați, care include toată documentația referitoare la umplerea poziției de la postarea postului la verificările de referință. Reclamele reclamanților, scrisorile de intenție și cererile aparțin acestui dosar, cu excepția faptului că trebuie să mutați cererea salariatului angajat la dosarul personalului angajatului.Acest fișier conține liste de verificare și formulare oficiale care încearcă să reprezinte o reprezentare imparțială a calificărilor unui potențial angajat și să vă susțină decizia de a angaja cel mai calificat candidat. Opiniile și notele managerului de angajare care au fost luate în timpul procesului de angajare nu aparțin acestui dosar. Resursele umane pot colecta aceste note pentru a păstra documentația completă cu privire la o decizie de angajare, dar ele nu aparțin evidenței personalului.
• Documentația faptică privind deciziile privind ocuparea forței de muncă cum ar fi promovarea, transferul către o oportunitate laterală, iar creșterile salariale aparțin evidenței personalului. Opiniile supervizorului sau ale HR despre angajat nu. Documentația oficială de acțiune disciplinară, cum ar fi un avertisment scris, aparține, de asemenea, dosarului personalului angajatului.

Exemple specifice de documentație care nu ar trebui să fie în evidența personalului

Următoarele informații nu trebuie introduse în registrele de personal. Documentația poate necesita un dosar separat, poate fi clasificată ca note de supraveghere sau de gestiune sau nu ar trebui menținută deloc de către un angajator.

• Orice informatii medicale face parte din dosarul medical.
• Informații despre salarizare aparține fișierului de salarizare.
• Documente care includ numerele de securitate socială ale angajaților sau informații despre clasificările protejate ale unui angajat cum ar fi vârsta, rasa, sexul, originea națională, dizabilitatea, starea civilă, convingerile religioase și așa mai departe nu ar trebui niciodată păstrate în dosarele de personal.
• Documentație de supraveghere în scopul gestionării activității unui angajat, setarea obiectivelor, feedback-ul furnizat și așa mai departe trebuie depuse într-un dosar privat, de supraveghere sau de administrator.
• Material de investigare inclusiv plângerea angajaților, interviurile martorilor, interviul angajaților, constatările, recomandările avocaților și rezoluția, plus urmărirea pentru a nu asigura nicio represalii, ar trebui să se afle într-un dosar de investigație separat de înregistrările personalului.
• Fişier formularul I-9 al angajatului într-un fișier sau locație I-9, departe de înregistrările personalului angajatului.
• Organizează verificări de fond, inclusiv istoricul penal, rapoartele de credit și așa mai departe, precum și rezultatele testelor de droguri într-un dosar separat că supraveghetorii, managerii și angajatul nu pot accesa. SHRM recomandă fie acest fișier separat, fie recomandă ca aceste informații să poată fi depuse și în dosarul medical al angajatului.
• Angajați Egal Opportunity înregistrări cum ar fi formularele de autoidentificare și rapoartele guvernamentale, nu ar trebui să fie păstrate în dosarul de personal și niciunde în care supraveghetorul are acces.

Dacă urmați aceste linii directoare, organizația dvs. stochează în mod efectiv istoricul de angajare factual și susținut, precum și înregistrările personalului în locațiile corespunzătoare.

Disclaimer:Rețineți că informațiile furnizate, deși autoritare, nu sunt garantate pentru acuratețe și legalitate. Site-ul este citit de o audiență la nivel mondial și legile și regulamentele privind ocuparea forței de muncă variază de la stat la stat și de la țară la țară. Căutați asistență juridică sau asistență din partea guvernului, federal sau internațional, pentru a vă asigura că interpretarea juridică și deciziile dvs. sunt corecte pentru locația dvs. Aceste informații sunt de orientare, idei și asistență.