Asistent administrativ sau secretar executiv

Atât secretarii executivi, cât și asistenții administrativi oferă suport administrativ avansat pentru unul sau doi directori sau manageri. Ceea ce separă aceste poziții de birouri de alte locuri de muncă clerice și de birouri de rutină este nivelul responsabilității și al confidențialității asociate acestora.

În plus față de funcțiile de bază ale biroului, secretarul executiv sau asistentul administrativ este de asemenea responsabil pentru scrierea sau pregătirea rapoartelor, organizarea și planificarea întâlnirilor, revizuirea mesajelor primite pentru a determina semnificația acestora, pregătirea agendelor pentru întâlnirile de consiliu, cercetarea, pregătirea corespondenței și supravegherea și instruirea personalului de nivel junior.

Aceste roluri pot necesita diferite nivele de experiență și au oricare dintre aceste titluri de locuri de muncă similare:

Asistent administrativ la nivel de intrare
Asistent Administrativ
Asistent administrativ superior
secretar executiv
Senior secretar executiv
Manager de birou
Senior Office Manager

Notă: Pozițiile asistentului juridic și medical sunt destul de diferite și necesită o pregătire specială cerută în profesia în care lucrează.

Diferențele dintre secretarii executivi și asistenții administrativi

Rolul secretarilor executivi și al asistenților administrativi are o suprapunere considerabilă, iar diferențele dintre roluri pot varia în funcție de organizație.

În majoritatea cazurilor, secretarul executiv se concentrează asupra mai multor îndatoriri administrative în serviciul unui anumit grup mic de manageri sau directori, cum ar fi programarea întâlnirilor, planificarea călătoriilor, gestionarea comunicărilor scrise și chiar evidența contabilă.

Un asistent administrativ se poate concentra mai mult pe sarcinile operațiunilor de afaceri și poate prelua mai mult rolul de lider în birouri în anumite capacități, creând agende pentru întâlniri sau conferințe, gestionând bugetele și gestionând facturarea furnizorilor. Asistenților administrativi li se poate cere să aibă o educație mai specializată în unele cazuri în care gestionarea operațiunilor de afaceri este critică.

Abilități de bază pentru angajare

Atât secretarii executivi, cât și asistenții administrativi au un set fundamental de competențe profesionale esențiale pentru rolul lor. Acestea includ abilități organizaționale excepționale, excelente abilități de comunicare scrisă și orală, precum și o atenție deosebită pentru detalii și profesionalism. Ei trebuie să posede competențe tehnice cu instrumente de automatizare a birourilor, inclusiv produse esențiale de software precum Microsoft Word, Excel și PowerPoint, precum și instrumente de contabilitate, cum ar fi QuickBooks.

Secretar executiv sau asistent administrativ într-un birou mic

Într-un birou mic, responsabilitățile unui secretar executiv sau ale unui asistent administrativ sunt, de obicei, îndeplinite de o varietate de personal de birou. Unele activități pot fi realizate chiar de directorii companiei, iar rolurile asistentului administrativ sau ale secretarului executiv pot cuprinde o varietate mai mare de responsabilități, după cum este necesar, în organizația mai mică.

Secretar executiv sau asistent administrativ într-un birou mediu

Deoarece mărimea unei companii crește, nevoia unei persoane înalt organizate care poate efectua o mare varietate de sarcini crește. Acest lucru este valabil mai ales pentru directorii de companii care au nevoie de niveluri ridicate de confidențialitate și integritate pentru afacerea care se desfășoară.

Secretar executiv sau asistent administrativ într-un birou mare

Este obișnuit ca un birou mare să aibă mai mulți secretari executivi și / sau asistenți administrativi. La această dimensiune a companiei, este de obicei necesar să aibă un manager de birou pentru a coordona personalul care deservește directorii companiei. În unele cazuri, un asistent administrativ va însoți executivul în călătorii de afaceri pentru a asista la aranjamentele de întâlniri, planificarea și alte sarcini organizaționale importante.