Linii directoare pentru închiderea oficiului pentru vacanțe

Pregătirea biroului pentru o închidere temporară din cauza unei vacanțe sau a altui motiv este la fel de ușoară ca în urma acestei liste de verificare. Încheiat în mod corespunzător, clienții, distribuitorii și angajații dvs. vor fi conștienți de închiderea programată a afacerii / birourilor dvs. și puteți evita clienții furioși și angajații nemulțumiți la întoarcere. În plus, puteți economisi și niște bani. Clienții vor aprecia că perioada de închidere a afacerii este închisă, astfel încât să nu fie frustrați de așteptarea unui răspuns din partea companiei dvs. în timp ce vă aflați departe.

Închiderea închiderii biroului: Notificați angajații, clienții și furnizorii

Asigurați-vă că notificați părțile interesate cheie din compania dvs. cu cel puțin două-patru săptămâni înainte. Angajații pot fi anunțați / rememorați utilizând o inserție în salariul lor. Clienții pot fi anunțați pe site-ul dvs. web și prin intermediul mesajului dumneavoastră automatizat în sistemul telefonic. Furnizorii (în special cei care au programări reale de livrare) pot fi notificați prin e-mail sau prin poștă obișnuită.

Notificați personalul / serviciul de securitate

Trimiteți o notă personalului dvs. de securitate sau serviciului de securitate care le notifică cu privire la datele de închidere. Asigurați-vă că lista de contacte de urgență este actualizată cu numerele de telefon ale angajaților cheie.

Schimbați felicitarea automată a participantului

Programați-vă salutări automate însoțitoare în sistemul telefonic pentru a reflecta faptul că biroul este închis. Asigurați-vă, de asemenea, de stat atunci când biroul va redeschide. Dacă furnizați servicii de urgență (de exemplu, încălzire și răcire, instalații sanitare, etc.), asigurați-vă că îi spuneți apelanților cum să vă apeleze la serviciul de răspunsuri telefonice sau la telefonul mobil în timpul opririi.

Notificați serviciul de răspuns

Dacă utilizați un serviciu de răspuns, asigurați-vă că îi notificați cu privire la datele la care biroul va fi închis și asigurați-vă că lista dvs. de contacte este actualizată cu numerele de telefon ale angajaților care vor fi apelați.

Schimbați salutările mesageriei vocale și creați e-mailuri cu răspuns automat

Dacă sistemul dvs. de telefon permite apelurilor externe să sune direct la birourile angajaților dvs., atunci trebuie să vă asigurați că folosesc o salutură temporară sau "Out of Office", care îi permite apelantului să știe că nu se află în birou. Angajații dvs. ar trebui, de asemenea, să-l lase pe apelant să știe când se vor întoarce și ce să facă în cazul în care au nevoie de asistență imediată în timp ce biroul este închis pentru vacanță. În plus, asigurați-vă că creați un e-mail de tip "Out of Office" în mod automat.

Reduceți termostatul

Economisiți ceva energie și niște bani prin setarea înapoi (sau reprogramarea) termostatului dvs. de birou în timpul închiderii.

Servere de rezervă

Dacă aveți computere și servere critice, asigurați-vă că ciclul de backup funcționează corect înainte și după închidere. Reduceți expunerea dvs. la un dezastru, planificând backup-ul în afara locației pentru o preluare mai devreme, în loc să așteptați după ce închiderea sărbătorii sa terminat.

Dezactivați echipamentul de birou

• Lumini de birou
• copiatoare
• Calculatoare
• Luminile din spate
• Masina de tocat

Opriți calculatoarele și perifericele

• Calculator
• Monitor
• Scanner
• Imprimanta

Nu inchide

• Mașini de fax
• Sistemul telefonic
• Calculatoare server
• Incalzitoare / Lumini pentru rezervoare de pește tropical